01
Wozu diese Einstellung da ist
Sie finden den Katalog unter Einstellungen › Tags. Er verwaltet Schlagwörter, die Sie anschließend an Firmen, Kontakten, Deals und Projekten anbringen — mandantenweit, also für alle Benutzer gleichermaßen sichtbar.
Ein Tag ist etwas anderes als Status oder Branche: Status und Branche sind feste, vorgegebene Felder mit genau einem Wert je Datensatz. Ein Tag ist mehrwertfähig statt einwertig, frei benennbar statt aus einer festen Liste, und als ein gemeinsamer Katalog über alle vier Bereiche hinweg gedacht — nicht als eigene Liste je Modul. Typische Beispiele: „VIP“, „Übernahmekandidat“, ein Kampagnenname.
Diese Seite beschreibt die Verwaltung des Katalogs. Wie Sie einen Tag an einem einzelnen Datensatz anbringen und danach filtern, steht in Abschnitt 04.
02
Was hier eingestellt wird
Für diese Ansicht liegt noch keine Aufnahme vor: Der Mandant, aus dem die Bilder dieses Handbuchs stammen, enthält keine Tags. Die Beschreibung stimmt trotzdem — bebildert wird sie beim nächsten Aufnahmelauf.
Die Liste zeigt jeden Tag als dichte Zeile: ein Farbpunkt, der Name, rechts daneben — wenn vorhanden — die Beschreibung, und ganz rechts eine Verwendungszahl je Bereich, z. B. „3 Firmen · 1 Deal“. Ein Tag ohne jede Zuordnung meldet dort „nicht verwendet“. Ein Suchfeld durchsucht Name und Beschreibung gleichzeitig.
Stillgelegte Tags stehen in einer eigenen Gruppe unterhalb der aktiven, blass abgesetzt. Zu jeder Zeile gehören beim Überfahren mit der Maus die Schaltflächen Bearbeiten, bei bereits verwendeten aktiven Tags zusätzlich Zusammenführen, sowie Stilllegen/Aktivieren oder — ausschließlich bei unbenutzten Tags — Löschen.
Neutral, Grün, Blau, Ocker, Rot und Violett stehen als runde Farbpunkte zur Wahl — mehr sind es bewusst nicht, damit Farben über viele Tags hinweg unterscheidbar bleiben.
Der Name ist Pflicht (höchstens 60 Zeichen) und muss je Mandant eindeutig sein — auch bei abweichender Groß-/Kleinschreibung oder Leerzeichen. Die Beschreibung ist optional, höchstens 500 Zeichen.
03
Schritt für Schritt
Tag anlegen oder bearbeiten
Neuer Tag oben rechts öffnet einen Dialog mit drei Feldern: Name, Farbe — als Reihe anklickbarer Punkte — und Beschreibung. Über Bearbeiten an einer Zeile öffnet derselbe Dialog vorbefüllt, egal ob der Tag bereits verwendet wird.
Für diese Ansicht liegt noch keine Aufnahme vor: Der Mandant, aus dem die Bilder dieses Handbuchs stammen, enthält keine Tags. Die Beschreibung stimmt trotzdem — bebildert wird sie beim nächsten Aufnahmelauf.
Stilllegen und Aktivieren
Stilllegen setzt einen Tag außer Kraft, ohne ihn zu löschen — er verschwindet aus jeder Zuordnungs-Auswahl, bleibt aber im Katalog und an bestehenden Datensätzen sichtbar. Aktivieren macht das rückgängig.
Zusammenführen
Sind zwei Tags Dubletten geworden — etwa „Prio A“ und „Priorität hoch“ —, wählen Sie an einem davon Zusammenführen und geben den zweiten, aktiven Tag als Ziel an. Der Dialog zeigt vorab, wie viele Zuordnungen übertragen werden und wie viele Datensätze bereits beide Tags tragen.
Löschen
Löschen steht nur an unbenutzten Tags zur Verfügung. Trägt ein Tag noch Zuordnungen, bietet die Zeile stattdessen nur Stilllegen an.
04
Auswirkung im Alltag
Zugeordnet wird nicht hier, sondern direkt an der Entität: Die Detailseite einer Firma, eines Kontakts, eines Deals oder eines Projekts trägt oben eine Tag-Leiste mit einer „+ Tag“-Schaltfläche. Sie können dort einen bestehenden Tag suchen und auswählen oder — findet die Suche keinen Treffer — direkt einen neuen anlegen; er startet mit der Farbe Neutral.
In den Listenansichten unter Vertrieb › Firmen, Vertrieb › Kontakte, Vertrieb › Deals und Projektmanagement › Projekte steht neben dem Status-Filter ein eigenes Tags-Auswahlfeld. Wählen Sie mehrere Tags, verknüpft der Filter sie mit UND: Ein Datensatz erscheint nur, wenn er alle gewählten Tags gemeinsam trägt — nicht schon, wenn er irgendeinen davon trägt.
Jede Zeile zeigt ihre Tags als Chips, höchstens drei gleichzeitig, weitere als „+N“.
Deals und Projekte zeigen Tags dort nur als kleine Farbpunkte ohne Beschriftung — die Namen bleiben per Tooltip und für Screenreader erreichbar.
Ein Klick auf einen Tag-Chip einer Detailseite führt direkt in die passende Liste, bereits nach genau diesem Tag gefiltert.
05
Fallstricke
Ein stillgelegter Tag lässt sich keinem weiteren Datensatz mehr zuordnen. Bereits bestehende Zuordnungen bleiben davon aber unberührt: Sie werden weiterhin angezeigt und lassen sich jederzeit vom Datensatz entfernen — nur eine Neuvergabe ist gesperrt.
Der Ziel-Tag übernimmt beim Zusammenführen alle Zuordnungen des Quell-Tags, ohne dass Dubletten entstehen — ein Datensatz, der bereits beide Tags trug, behält seinen einen Tag. Danach wird der Quell-Tag endgültig gelöscht. Prüfen Sie die Vorschauzahlen im Dialog, bevor Sie bestätigen.
Ein Tag lässt sich höchstens 500 Zeichen lang beschreiben und höchstens 60 Zeichen benennen; je Mandant sind höchstens 500 Tags möglich. Wird diese Grenze knapp, führen Sie ungenutzte Dubletten zusammen oder legen Sie veraltete Tags still, statt neue anzulegen.
Fehlt Ihnen das Leserecht für einen der vier Bereiche — etwa Projektmanagement —, zeigt die Katalogzeile eines Tags statt der Zahl „in sichtbaren Bereichen nicht verwendet“ oder, ganz ohne sichtbaren Bereich, „Verwendung nicht einsehbar“. In diesem Fall bietet die Zeile nur Stilllegen an, auch wenn die sichtbaren Zähler bei 0 stehen — der Tag könnte in einem für Sie unsichtbaren Bereich noch verwendet werden.
06
Wer was darf
Die Rechte für Tags liegen nicht im Menübereich Einstellungen, sondern im Berechtigungsbereich Administration, als eigene Ressource „Tags“ — dort finden Sie sie unter Einstellungen › Rollen.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Den Katalog mit allen Verwendungszahlen öffnen. |
| Anlegen | Neue Tags anlegen. |
| Bearbeiten | Name, Farbe und Beschreibung ändern; Stilllegen und Aktivieren. Für Zusammenführen zusätzlich nötig. |
| Löschen | Einen unbenutzten Tag endgültig entfernen. Auch beim Zusammenführen nötig, da der Quell-Tag danach gelöscht wird. |
Einen bestehenden Tag an einem Datensatz zu setzen oder zu entfernen, erfordert keines der Rechte oben — es genügt das Bearbeitungsrecht der jeweiligen Entität, etwa das CRM-Bearbeitungsrecht bei Firmen, Kontakten und Deals oder das entsprechende Recht bei Projekten. Wer den Katalog selbst nicht verwalten darf, kann bestehende Tags also trotzdem zuordnen und entfernen.