Die Belegkette
Die vier Belegarten stehen nicht nebeneinander, sie folgen aufeinander. Jeder Beleg entsteht aus seinem Vorgänger und übernimmt dessen Positionen — Sie tippen nichts zweimal.
Steht im Vertrieb. Wird es angenommen, beginnt die Kette hier.
Bestätigt verbindlich, was zu welchem Preis geliefert wird.
Belegt die Übergabe — auch mehrfach bei Teillieferungen.
Fordert das Geld ein; der Beleg mit dem rechtlichen Gewicht.
Eine Gutschrift steht am Ende: Sie korrigiert eine gestellte Rechnung nach unten oder hebt sie ganz auf. Die offenen Posten sind keine Belegart, sondern die Arbeitsliste dazu — alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, samt Vorschlag, was als Nächstes zu tun wäre.
Die Kette ist ein Angebot, keine Pflicht: Eine Rechnung lässt sich auch ohne alle Vorstufen anlegen.
Die Module
Aus angenommenen Angeboten — bestätigen, versenden, archivieren.
Teil- und Restlieferungen, mit Unterschriftszeile im Ausdruck.
Ausstellen, Zahlungen buchen, stornieren.
Was aussteht — und welche Mahnstufe als Nächstes dran wäre.
Korrektur oder Storno einer gestellten Rechnung.
Eine Mahnung entsteht immer an einer bestimmten Rechnung — deshalb wird sie aus den offenen Posten heraus erstellt und dort beschrieben. Wie viele Stufen es gibt, wie lange die Karenz läuft und welche Spesen anfallen, stellen Sie unter Einstellungen › Mahnwesen ein.