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Wozu diese Ansicht da ist
Der Posteingang unter E-Mail › Posteingang zeigt die eingegangenen Nachrichten Ihrer verbundenen Postfächer — und stellt neben jede den Vorgang, zu dem sie gehört.
Das ist der Unterschied zum E-Mail-Programm: Eine Nachricht von Herrn Ebner ist hier nicht bloß eine Nachricht von Herrn Ebner, sondern eine Nachricht zum Deal Hotel Donaublick. Diese Zuordnung entsteht meist von selbst und macht die Korrespondenz auch dort sichtbar, wo Sie sie später suchen: an der Firma, am Kontakt, am Deal.
Ist noch kein Postfach verbunden, steht hier statt der Liste Kein Postfach verbunden mit einem Knopf, der zu Administration › Integrationen führt.
02
Die Liste
Die Ansicht ist zweigeteilt: links die Liste, rechts die gewählte Nachricht. Auf schmalen Bildschirmen tritt die Liste zurück, sobald Sie eine Nachricht öffnen; ein Zurück-Knopf führt hin und her.
Jede Zeile trägt vier Angaben:
Der Name, sonst die Adresse. Fett, solange die Unterhaltung Ungelesenes enthält.
Von heute: die Uhrzeit. Älter: Tag und Monat. Kein Jahr — dafür gibt es die Detailansicht.
Bei mehr als einer Nachricht folgt eine kleine Zahl: so viele Nachrichten hat die Unterhaltung.
Eine Zeile, damit sich Werbung von Arbeit unterscheiden lässt.
Sortiert wird fest nach Empfangszeitpunkt, neueste zuerst. Es gibt keine Spaltensortierung. Geladen werden 100 Unterhaltungen; ältere erscheinen beim Weiterblättern. Die Liste frischt sich alle 30 Sekunden selbst auf, solange das Fenster im Vordergrund steht.
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Suchen und filtern
Das Feld Suchen… durchsucht Betreff, Absenderadresse und Absendername — nicht den Text der Nachricht. Wer nach einem Wort aus dem Fließtext sucht, findet nichts; dafür ist die globale Suche oben rechts da.
Sind Ihnen zwei oder mehr Postfächer sichtbar, steht über der Liste zusätzlich eine Auswahl Alle Postfächer, und jede Zeile nennt ihre Herkunft. Bei einem einzigen Postfach fehlt beides — es gäbe nichts zu wählen und nichts zu unterscheiden.
Bleibt die Liste trotz Filter leer, meldet sie schlicht Keine Nachrichten. Ohne Filter unterscheidet sie dagegen vier Fälle: kein Postfach verbunden, ein Postfach meldet einen Fehler, die erste Synchronisierung läuft noch, oder der Posteingang ist wirklich leer — dann steht darunter der Zeitpunkt des letzten Abgleichs.
04
Die Detailansicht
Geöffnet wird nicht eine Nachricht, sondern die ganze Unterhaltung. Die angeklickte Nachricht ist aufgeklappt, die übrigen sind zugeklappt und zeigen den Anfang ihres Textes; ein Klick auf die Zeile klappt sie auf. Der Text wird erst dabei geladen — deshalb erscheint kurz ein Platzhalter.
Eine Büroklammer neben dem Namen zeigt an, dass die Nachricht Anhänge hat. Unter dem Text stehen drei Schaltflächen:
| Schaltfläche | Wirkung | Recht |
|---|---|---|
| Mit QAIRO verknüpfen | Ordnet die Nachricht einem Kontakt, Deal oder einer Aufgabe zu | Antworten |
| Antworten | Öffnet ein Textfeld unter der Nachricht; Senden stellt die Antwort in die Warteschlange | Antworten |
| Löschen | Blendet die Nachricht in QAIRO aus; im Quellpostfach bleibt sie liegen | Antworten |
Ganz unten steht der Abschnitt Verknüpfungen. Jede Zeile nennt das verknüpfte Objekt, führt als Verweis dorthin und trägt ihre Herkunft: Auto (Adresse) — die Absenderadresse gehört zu einem Kontakt; Auto (Deal) — es gab genau einen plausiblen offenen Deal; Auto (Belegnummer) — im Betreff stand eine auflösbare Angebots- oder Belegnummer; Manuell — jemand hat sie selbst gesetzt. Gibt es keine, steht dort Noch keine Verknüpfungen.
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Besonderheiten
Antworten ist nicht immer möglich
Der Knopf Antworten kann gesperrt sein. Der Grund erscheint, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Drei Fälle gibt es: das Postfach ist über IMAP verbunden statt über Microsoft 365; es ist ein geteiltes Postfach; oder der Nachricht fehlt die Kennung, die zum Antworten nötig wäre. Der Knopf wird bewusst gesperrt und nicht versteckt — sonst schriebe man eine Antwort, die beim Senden verloren geht.
Eine Unterhaltung, auch über zwei Postfächer
Ging eine Nachricht an zwei Ihrer Postfächer, liefert der Server sie zweimal. Die Liste führt sie trotzdem als eine Zeile zusammen und nennt darunter beide Postfächer. Zusammengelegt wird nur, was denselben Nachrichtenkopf trägt — geraten wird nicht.
Sichtbar ist, was ab dem Datum Verarbeiten ab eingegangen ist. Beim Verbinden steht es auf dem heutigen Tag, änderbar bei den Postfach-Einstellungen. Wer den Altbestand vermisst, sucht deshalb nicht im Posteingang, sondern setzt dieses Datum zurück.
Gelöscht heißt hier ausgeblendet. QAIRO greift Ihr Postfach nicht an: Die Nachricht verschwindet aus dieser Ansicht, bleibt aber im Quellpostfach und bleibt der Beleg für alles, was aus ihr entstanden ist — etwa eine Aufgabe, die eine Automatisierung angelegt hat. An dieser Aufgabe ist sie weiterhin zu sehen.
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Wer was darf
Die Rechte des Bereichs E-Mail stellen Sie unter Einstellungen › Rollen ein.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Posteingang und Gesendet öffnen, Nachrichten und Verläufe lesen, suchen und filtern |
| Antworten | Antworten, neue Nachrichten verfassen, verknüpfen und Verknüpfungen entfernen, Nachrichten ausblenden |
| Verbindungen verwalten | Postfächer verbinden und trennen, Teamzugriff, KI-Wissensbasis und Verarbeiten ab setzen |
Ohne Lesen erscheint der ganze Bereich nicht im Menü. Ohne Antworten fehlt der Knopf Neue E-Mail, und in der Nachricht bleiben nur Lesen und Verknüpfungen ansehen.
Auch mit dem Recht Lesen sehen Sie nur Postfächer, die Ihnen gehören oder für die der Teamzugriff eingeschaltet ist. Das persönliche Postfach einer Kollegin bleibt privat — für alle, auch für die Inhaberin des Mandanten. Diese Grenze lässt sich über Rollen nicht öffnen.