01
Wozu diese Ansicht da ist
Die Zeiterfassung hält fest, wie Arbeitszeit verwendet wurde — an einem Projekt, auf einer Fahrt oder als Abwesenheit. Sie finden sie unter Projektmanagement › Zeiterfassung.
Ein Eintrag ist mehr als eine Notiz: Er speist die Stundenauswertung eines Projekts und, sofern er abrechenbar ist, später eine Rechnung. Wer hier sauber erfasst, muss die Arbeit später nicht rekonstruieren.
02
Die Liste
Über der Liste stehen drei Kennzahlen — Heute, Diese Woche und Abrechenbar —, jede als Dauer. Sie zeigen auf einen Blick, wie viel Zeit schon erfasst ist und wie viel davon in eine Rechnung fließen kann.
Die Einträge stehen nicht in einer Tabelle, sondern als Karten, nach Tag gruppiert. Jede Zeile zeigt die Zeitspanne (Von–Bis oder „Ganztag“), die Dauer, eine Status-Plakette, eine Kategorie-Plakette, den Projektnamen, die Beschreibung und Aktionssymbole zum Bearbeiten und Löschen.
Sucht im Beschreibungstext eines Eintrags.
Heute · Diese Woche · Dieser Monat · Alle.
Steht auf „Alle Status“ und schränkt auf Entwurf, Eingereicht, Freigegeben oder Abgelehnt ein.
Steht auf „Alle Projekte“ — dazu „Ohne Projekt“ und die einzelnen Projektnamen.
Ohne gesetzte Filter meldet ein leerer Zeitraum „Keine Zeiteinträge im gewählten Zeitraum.“, mit Filtern „Keine Zeiteinträge für die gewählten Filter.“ Auf derselben Seite sitzt außerdem die Karte „Zur Freigabe an dich“ mit einem Zähler — sie zeigt, wie viele fremde Einträge auf Ihre Entscheidung warten.
03
Anlegen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Datum | Der Tag, an dem die Zeit angefallen ist. |
| Von / Bis | Die Uhrzeiten. Entfallen bei der Stundenart Abwesenheit. |
| Stundenart | Gruppiert in Arbeitszeit, Projektzeit, Fahrt, Reise und Abwesenheit. Vorgabe „Normalstunden“. |
| Projekt | Vorgabe „Kein Projekt“. |
| Aufgabe (optional) | Erscheint nur, wenn ein Projekt gewählt ist. |
| Akte | Erscheint nur in QAIRO Legal. |
| Leistungszuordnung | Vorgabe „Projektbezogen“ — mit dem Hinweis „für Kalkulation, nicht direkt abrechenbar“. |
| Beschreibung * | Pflichtfeld. Was wurde gemacht. |
Mit der Stundenart Abwesenheit verschwinden neben den Uhrzeiten auch Projekt und Leistungszuordnung — für einen freien Tag braucht es diese Angaben nicht.
Im Dialog gibt es keine eigene Option „abrechenbar“. Ob ein Eintrag in eine Rechnung einfließen darf, leitet QAIRO aus der Leistungszuordnung ab — nicht aus einem zusätzlichen Feld. Wer die Leistungszuordnung falsch setzt, sieht den Eintrag später nicht dort, wo er ihn erwartet.
04
Die Detailansicht
Es gibt sie, aber kein Weg in der Oberfläche führt dorthin: Die Zeilen der Liste reagieren nicht auf einen Klick, und keine Zeilen-Aktion öffnet sie. Erreichbar ist sie nur über einen direkt eingegebenen Verweis. Was folgt, beschreibt sie deshalb ohne Abbildung.
Die Detailansicht kennt keine Reiter. Eine einzelne Karte trägt als Überschrift Datum und Dauer, darunter das Projekt (verlinkt), die Aufgabe (verlinkt), die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, die Kategorie, den Status, „Verrechenbar“ (Ja/Nein) und die Beschreibung.
Die Liste verlinkt diese Detailseite nicht — die Zeilen sind nicht anklickbar. Im Alltag bearbeiten Sie einen Eintrag über das Stiftsymbol in der Zeile, nicht über diese Ansicht.
05
Besonderheiten
Der Timer
In der Seitenleiste sitzt eine Stoppuhr. Sie starten sie über ein
Aufklappfeld „Timer starten“ mit Projekt (optional)
und Beschreibung (optional) („Woran arbeitest
du?“), Knopf „Starten“ — die Eingabetaste im Beschreibungsfeld
startet ebenfalls. Läuft der Timer, zeigt die Seitenleiste die
verstrichene Zeit, und der Browser-Tab trägt sie im Titel:
[HH:MM] Zeiterfassung — QAIRO Work. „Stopp“ erzeugt
daraus den Zeiteintrag (Meldung „Zeiteintrag gespeichert“); „Timer
verwerfen“ fragt vorher nach: „Timer verwerfen? Aufgelaufene Zeit
wird nicht gespeichert.“ Auf Mobilgeräten kommt zusätzlich ein
schwebender Knopf dazu, aber nur solange ein Timer läuft.
Projekt und Beschreibung eines laufenden Timers lassen sich nachträglich nicht ändern. Wer sich vertan hat, lässt ihn am besten laufen und korrigiert den fertigen Zeiteintrag danach — „Timer verwerfen“ würde die bereits aufgelaufene Zeit vernichten.
Der Freigabeweg
Ein Eintrag beginnt als Entwurf. Über einen Dialog („Zeiteintrag zur Freigabe senden“ — „Wählen Sie die Person, die diesen Eintrag freigeben soll – z. B. Ihren direkten Vorgesetzten.“) geht er an eine konkrete Person und wird Eingereicht. Diese Person entscheidet unter Administration › Freigaben oder in der Karte auf dieser Seite: Freigegeben oder Abgelehnt (Ablehnen verlangt eine Begründung). Wer selbst das Freigaberecht besitzt, kann einen eigenen Entwurf auch direkt selbst freigeben und den Einreichungsschritt überspringen.
Ein freigegebener oder eingereichter Eintrag lässt sich nicht mehr ändern oder löschen — das sperrt der Server, nicht nur die Oberfläche. Wollen Sie einen bereits eingereichten Eintrag berichtigen, muss ihn die freigebende Person zuerst ablehnen.
06
Wer was darf
Zeiteinträge liegen in einem eigenen Berechtigungsbereich — Zeiterfassung, nicht Projektmanagement, obwohl der Menüpunkt dort steht. Fünf Rechte steuern, was ein Mitglied hier tun kann:
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste und Detailansicht öffnen. |
| Anlegen | Neue Zeiteinträge erfassen, den Timer nutzen. |
| Bearbeiten | Entwürfe ändern oder zurückziehen. |
| Löschen | Entwürfe endgültig entfernen. |
| Freigeben | Eingereichte Einträge freigeben oder ablehnen; steuert zugleich, ob der Freigaben-Hub sichtbar ist. |
Welche Rolle welches Recht hält, sehen Sie unter Einstellungen › Rollen. Dort legen Sie auch eigene Rollen an — etwa eine, die Zeiten erfasst, aber nicht freigibt.