01
Was eine Aufgabe ist
Eine Aufgabe ist die kleinste Einheit Arbeit, die jemand übernehmen, terminieren und abschließen kann. Sie steht für sich oder gehört zu einem Projekt — beides ist zulässig. Sie finden sie unter Projektmanagement › Aufgaben.
Jede Aufgabe trägt dieselben Felder. Die meisten sind freiwillig: eine Aufgabe braucht nur einen Titel. Alles Weitere kommt dazu, sobald es gebraucht wird.
| Feld | Bedeutung | Werte |
|---|---|---|
| Titel | Das einzige Pflichtfeld. | Freitext |
| Beschreibung | Fließtext, Zeilenumbrüche bleiben erhalten. | Freitext |
| Status | Wo die Aufgabe im Ablauf steht. | Offen · In Arbeit · Zur Freigabe · Blockiert · Erledigt · Abgebrochen |
| Priorität | Wie dringlich sie ist. | Niedrig · Mittel · Hoch · Dringend |
| Zuständigkeit | Das Mitglied im Haus, das sie erledigt. | Ein Mandanten-Mitglied |
| Externe Delegation | Ein Kontakt außerhalb des Hauses plus eigener Delegationsstatus. | Delegiert · Bestätigt · Erledigt (extern) |
| Projekt | Die Aufgabe gehört zu diesem Projekt. | Ein Projekt des Mandanten |
| Firma | Für Aufgaben ohne Projekt: die zugehörige Firma. | Eine Firma des Mandanten |
| Meilenstein | Ordnet die Aufgabe einem Meilenstein des Projekts zu. | Meilenstein des gewählten Projekts |
| Akte | Verknüpfung mit einer Akte (Kanzlei-Betrieb). | Eine Akte des Mandanten |
| Startdatum | Ab wann gearbeitet wird. | Datum |
| Fällig am | Bis wann sie fertig sein soll. Vergangene Termine erscheinen in der Liste rot. | Datum |
Offen und Erledigt sind die beiden Enden. Blockiert sagt etwas anderes als Abgebrochen: blockiert heißt „wartet auf etwas“ und zählt weiter mit, abgebrochen heißt „wird nicht mehr gemacht“. Zur Freigabe heißt „fertig, wartet auf ein Ja“ — die Arbeit ist getan, jemand muss sie noch abnehmen. Auch dieser Status zählt als offene Arbeit.
02
Aufgaben anlegen
Über das + neben der Überschrift „Aufgaben“ — oder von jeder Projekt- und Firmenseite aus, dann ist der Bezug schon gesetzt.
Der Dialog trennt drei Blöcke: worum es geht (Titel, Beschreibung), wozu es gehört (Projekt, Firma, Meilenstein, Akte) und wer es macht (interne Zuständigkeit, externe Delegation). Darunter folgen Status, Priorität und die beiden Termine.
Projekt oder Firma — nicht beides nötig
Wählen Sie ein Projekt, erbt die Aufgabe dessen Firma. Das Feld „Firma“ ist deshalb mit „wenn kein Projekt“ beschriftet: es ist für eigenständige Aufgaben gedacht, die zu einem Kunden gehören, aber zu keinem Projekt — etwa eine Rückfrage zur Jahresabrechnung.
Aus einer Aufgabe wird schnell mehr
Die Meilenstein-Auswahl füllt sich erst, wenn ein Projekt gesetzt ist — Meilensteine gehören immer zu einem Projekt.
03
Die Liste
Die Standardansicht. Oben vier Kennzahlen, darunter die Aufgaben in einer sortierbaren Tabelle — und jede Zelle ist direkt änderbar.
Was die Zeile über sich verrät
Bevor Sie eine einzige Spalte lesen, sagt die Zeile selbst schon etwas:
- Roter Streifen links — die Aufgabe ist blockiert. Jemand wartet auf etwas.
- Gelber Streifen links — die Aufgabe ist überfällig: der Termin liegt in der Vergangenheit und sie ist weder erledigt noch abgebrochen. Das Datum rechts steht dann zusätzlich in Rot.
- Durchgestrichen und blass — erledigt. Sie verschwindet nicht, sie tritt zurück.
Ist eine Aufgabe gleichzeitig blockiert und überfällig, gewinnt Rot. Das ist Absicht: „wartet auf etwas“ ist die Information, mit der Sie zuerst etwas anfangen können.
Die vier Kennzahlen
Offen, In Arbeit, Erledigt und Überfällig zählen den gesamten Bestand des Mandanten — ohne den Papierkorb und unabhängig davon, was die Filterleiste darunter gerade einschränkt.
Alle vier Kennzahlen sind zugleich Filter: Ein Klick auf eine Kachel schränkt die Liste darunter auf genau die gezählte Menge ein, ein zweiter Klick auf die aktive Kachel hebt die Einschränkung wieder auf. Die Auswahl steht als Parameter in der Adresse und lässt sich damit als Link teilen oder mit dem Zurück-Knopf des Browsers zurücknehmen.
Offen heißt nicht abgeschlossen und enthält damit auch In Arbeit, Zur Freigabe und Blockiert. Die vier Zahlen sind also keine vier getrennten Töpfe und summieren sich nicht auf den Bestand. Ein Klick auf Offen zeigt entsprechend alle nicht abgeschlossenen Aufgaben, nicht nur die mit dem Status „Offen".
Sortieren
Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert danach, ein zweiter dreht die Richtung um. Sortierbar sind Aufgabe, Verantwortlich, Projekt, Status, Priorität und Fällig. Voreingestellt ist „Fällig, aufsteigend“ — das Dringendste zuerst.
Die gewählte Sortierung bleibt erhalten, wenn Sie eine Aufgabe öffnen und zurückkehren. Sie wird pro Mandant gemerkt.
Ändern ohne Dialog
Fünf Spalten sind unmittelbar bearbeitbar: Verantwortlich, Projekt, Status, Priorität und Fällig. Ein Klick auf den Wert öffnet die Auswahl, ein zweiter setzt ihn — die Zeile bleibt, wo sie ist, und die Änderung ist sofort sichtbar.
Schlägt eine solche Sofortänderung fehl, springt der alte Wert zurück und eine Meldung erscheint. Es bleibt nie ein Wert stehen, der nicht gespeichert wurde.
Mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten
Über die Checkbox am linken Zeilenrand markieren Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig und wenden eine Änderung auf die ganze Auswahl an, statt jede Aufgabe einzeln zu öffnen.
- Einzeln markieren — das Häkchen in der Zeile setzen.
- Bereich markieren — bei gedrückter Umschalttaste eine weitere Zeile anklicken markiert alles dazwischen.
- Alles markieren — die Checkbox im Tabellenkopf wählt alle geladenen Zeilen auf einmal, nützlich nach einem engen Filter.
- Alle Treffer markieren — gibt es zum Filter mehr Treffer als geladene Zeilen, bietet die Leiste Alle N Treffer auswählen an. QAIRO lädt die fehlenden Zeilen nach und markiert alle. Das Angebot erscheint nur, wenn alle Treffer unter die Grenze von 200 passen.
Sobald mindestens eine Zeile markiert ist, erscheint über der Tabelle eine Leiste mit Status ändern, Zuweisen, Priorität ändern und Löschen. Angeboten wird nur, was Ihre Berechtigung erlaubt.
Eine Sammelaktion wirkt auf höchstens 200 Aufgaben. Markieren Sie mehr geladene Zeilen, kappt QAIRO die Auswahl automatisch und die Leiste zeigt es an, etwa „200 von 300 geladenen ausgewählt (Höchstzahl)“.
Löschen legt die markierten Aufgaben in den Papierkorb — dieselbe 30-Tage-Frist wie beim Löschen einer einzelnen Aufgabe (siehe Kapitel 11). Scheitert die Aktion bei einem Teil der Auswahl, etwa weil eine Aufgabe zwischenzeitlich entfernt wurde, führt QAIRO die übrigen trotzdem aus und nennt anschließend, wie viele durchgingen und weshalb der Rest nicht — die Auswahl bleibt danach genau auf den fehlgeschlagenen Zeilen stehen, sodass Sie sie gezielt erneut versuchen können.
Die Mehrfachauswahl gibt es nur in der Liste, nicht im Board.
Follow-ups
Neben „Aufgaben“ liegt der Reiter Follow-ups. Dort stehen Wiedervorlagen — Dinge, die zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf den Tisch sollen, ohne dass daraus schon eine Aufgabe geworden ist. Woher sie kommen — überfällige Zusagen, ausbleibende Rückmeldungen, stille Deals —, beschreibt die Seite Aktivitäten.
Erledigen öffnet einen Dialog, statt sofort zu speichern: Sie halten fest, was herausgekommen ist. Zehn Ergebnisse in drei Gruppen stehen zur Wahl — Kontaktversuch (erreicht, nicht erreicht, Rückruf vereinbart), Vertriebsstand (Kunde prüft intern, weitere Unterlagen notwendig, Angebot überarbeiten, Entscheidung verschoben) und Abschluss (gewonnen, verloren, kein weiteres Follow-up notwendig).
Aus dem Ergebnis schlägt QAIRO die nächste Aufgabe vor — Titel überschreibbar, Aufgabe abwählbar. Bei „Rückruf vereinbart“, „Kunde prüft intern“ und „Entscheidung verschoben“ tragen Sie das Datum selbst ein: eine geratene Frist täuscht eine Verbindlichkeit vor, die es nicht gibt. Bei „gewonnen“ und „verloren“ bietet der Dialog an, den Deal gleich auf die passende Stufe zu setzen — das kann Automationen und Benachrichtigungen auslösen und ist deshalb abwählbar. Wer es eilig hat, wählt „Ohne Ergebnis erledigen“.
04
Das Board
Rechts oben schalten Sie zwischen Liste und Board um. Das Board zeigt dieselben Aufgaben als Karten in Spalten — und Sie verschieben sie mit der Maus.
Die gewählte Ansicht steht in der Adresse und lässt sich mitsamt der eingestellten Filter als Link weitergeben. Öffnen Sie die Aufgaben ohne einen solchen Link, erscheint die Ansicht, die Sie zuletzt benutzt haben.
Zwei Gruppierungen
Nach Status ist die Voreinstellung: Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, ändert sich ihr Status. Nach Zuständigkeit stellt eine Spalte je Mitglied auf — Ziehen bedeutet dann Übergeben.
Spalten einrichten
Pro Spalte stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung:
- Verschieben — am Griff links anfassen und die Reihenfolge ändern.
- Farbe — eine der sechs Farben wählen, damit die eigene Arbeitsweise sichtbar wird.
- Einklappen — die Spalte auf einen schmalen Streifen reduzieren, ohne sie zu verlieren.
- Ausblenden — etwa „Abgebrochen“, wenn Sie damit nicht arbeiten.
Zurücksetzen stellt den Auslieferungszustand wieder her. Die Einrichtung gilt für Sie persönlich, nicht für das ganze Haus.
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Suchen & Filtern
Die Filterleiste gilt für beide Ansichten. Was Sie in der Liste filtern, filtert auch das Board.
Sucht in Titel und Beschreibung.
Mir zugewiesen · Nicht zugewiesen · Extern delegiert · oder einzelne Mitglieder. Mehrfachauswahl möglich.
Ein oder mehrere der fünf Statuswerte.
Niedrig bis Dringend, ebenfalls mehrfach.
Überfällig · Heute · Diese Woche · Kein Termin.
Schränkt auf einen Projekt- oder Firmenbezug ein.
Der wohl nützlichste Filter im Alltag: er zeigt alles, wofür sich noch niemand zuständig fühlt. Einmal pro Woche geöffnet, bleibt nichts liegen.
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Gespeicherte Ansichten
Eine Filterkombination, die Sie oft brauchen, lässt sich benennen und erscheint danach als Schaltfläche über der Leiste.
Beispiele, die sich bewährt haben: „Meine Woche“ (mir zugewiesen + diese Woche fällig), „Brennt“ (Dringend + Überfällig), „Herrenlos“ (nicht zugewiesen + Status offen).
Ansichten sind Vorlagen für Filter — sie schränken nicht ein, was jemand sehen darf. Wer eine Aufgabe ohnehin sehen darf, sieht sie auch außerhalb der Ansicht. Wer sie nicht sehen darf, sieht sie auch in der Ansicht nicht.
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Die Detailansicht
Ein Klick auf eine Zeile oder Karte öffnet die Aufgabe. Die Übersicht zeigt alle Eigenschaften — auch die leeren.
Die Reihenfolge folgt einer Frage: was die Aufgabe ist (Status, Priorität), wer sie macht (Zuständigkeit, externe Delegation), wozu sie gehört (Projekt, Firma), wann sie läuft (Start, Fällig).
Ändern durch Anklicken
Status, Priorität, Zuständigkeit, Projekt sowie beide Datumsfelder ändern Sie direkt hier — dieselbe Bedienung wie in der Liste. Firma und externe Delegation öffnen den Bearbeiten-Dialog: die Delegation besteht aus Kontakt, Status und Notiz und gehört deshalb in ein Formular.
Ein Feld, das nur erscheint, wenn es befüllt ist, kann niemand befüllen. Deshalb hat jede Eigenschaft immer eine Zeile — und die leere Zeile sagt, was zu tun ist.
Vier Reiter
- Übersicht — Eigenschaften und Beschreibung.
- Anhänge — Dateien zur Aufgabe.
- E-Mails — der Schriftverkehr, der mit dieser Aufgabe verknüpft ist.
- Verlauf — wer wann was geändert hat.
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Zuständigkeit & Delegation
QAIRO unterscheidet zwei Formen von Verantwortung: intern und extern. Beide können gleichzeitig gesetzt sein.
Interne Zuständigkeit
Ein Mitglied Ihres Mandanten. Es erscheint in der Liste, auf der Karte und im Filter „Mir zugewiesen“. Wer nicht zugewiesen ist, taucht im Filter „Nicht zugewiesen“ auf.
Externe Delegation
Ein Kontakt außerhalb des Hauses — der Prüfstatiker, der Steuerberater, der Subunternehmer. Die Aufgabe bleibt bei Ihnen im Bestand, trägt aber zusätzlich einen eigenen Delegationsstatus:
Dazu kommt eine Delegationsnotiz — etwa „Bitte Rückmeldung bis Freitag“. Entfernen Sie den Kontakt, wird der Delegationsstatus mit zurückgesetzt; es bleibt kein Status ohne Person stehen.
Erledigt (extern) heißt: der Partner hat geliefert. Ob die Aufgabe damit für Sie abgeschlossen ist, entscheidet weiterhin der Status der Aufgabe selbst.
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Kontext & Zeiterfassung
Aufgaben stehen selten allein. Über Projekt, Firma, Meilenstein und Akte hängen sie im übrigen Bestand — und über die Zeiterfassung an den Stunden.
In der Übersicht führen Verknüpfungen direkt weiter: Projekt öffnen, Firma öffnen, Kontakt öffnen. Sie erscheinen nur, wenn es etwas zu öffnen gibt.
Stunden auf eine Aufgabe buchen
Damit wird sichtbar, was eine Aufgabe tatsächlich gekostet hat — und nicht nur, dass sie erledigt ist. Aus dem Zeiteintrag führt ein Verweis zurück auf die Aufgabe.
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Anhänge, E-Mails, Verlauf
Anhänge
Dateien bis 25 MB je Datei. Erlaubt sind PDF, Word, Excel, Text und CSV sowie die Bildformate JPG, PNG, GIF und WebP.
SVG-, HTML- und XML-Dateien werden abgewiesen. Aus der eigenen Anwendung heraus geöffnet könnten sie Schadcode ausführen. PDF und Bilder zeigt der Browser direkt an, alles Übrige wird heruntergeladen.
E-Mails
Der Reiter zeigt den Schriftverkehr, der dieser Aufgabe zugeordnet ist. Die Zuordnung entsteht automatisch — etwa wenn eine Automation aus einer eingehenden Mail eine Aufgabe erzeugt: dann hängt die auslösende Mail von Anfang an daran.
Verlauf
Der Verlauf beantwortet die Frage „Wer hat das umgestellt?“ ohne Nachfragen im Team. Er wird nicht nur bei Änderungen über die Oberfläche geschrieben, sondern auch dann, wenn eine Automation oder ein KI-Agent etwas ändert.
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Löschen & Papierkorb
Gelöschte Aufgaben sind nicht weg. Sie liegen 30 Tage im Papierkorb und lassen sich bis dahin zurückholen.
Zu jedem Eintrag stehen zwei Symbol-Schaltflächen ohne Beschriftung bereit — der Name erscheint, sobald Sie mit der Maus darauf zeigen. Wiederherstellen holt die Aufgabe mit allen Feldern zurück. Endgültig löschen (Papierkorb-Symbol) entfernt sie sofort und unwiderruflich. Nach 30 Tagen geschieht das von selbst.
Wer löschen darf, darf auch zurückholen — beides hängt an derselben Berechtigung. Der Papierkorb ist deshalb nur für diese Personen sichtbar.
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Aufgaben ohne Klick
Drei Wege, auf denen Aufgaben entstehen oder sich ändern, ohne dass jemand die Aufgabenliste öffnet.
Per E-Mail-Antwort schließen
Ist der Schalter Aufgaben per E-Mail-Antwort schließen aktiv, genügt es, im Betreff oder am Anfang des Antworttexts zu schreiben:
| Schreiben Sie | Dann passiert |
|---|---|
#erledigt |
Die verknüpfte Aufgabe wird geschlossen. |
#offen |
Eine geschlossene Aufgabe wird wieder geöffnet. |
#close und #open wirken gleich. Zitierte
Nachrichten und Signaturen zählen nicht mit — ein
#erledigt tief im zitierten Verlauf löst nichts aus. Und
nur Antworten von Teammitgliedern werden berücksichtigt.
Zuweisen und terminieren per Betreff-Code
Der zweite Schalter, Aufgaben-Update per Betreff-Code, geht einen Schritt weiter: Antwortet jemand mit einem Kürzel und einem Datum im Betreff, wird die Aufgabe dieser Person zugewiesen und das Fälligkeitsdatum gesetzt.
Automationen
Eine Regel wie „wenn eine Mail von dieser Adresse eintrifft, lege eine Aufgabe an“ erzeugt Aufgaben vollautomatisch. Sie sind von Hand angelegten nicht zu unterscheiden — es ist derselbe Weg in die Datenbank.
KI-Agenten
Der Assistent und die Bereichs-Agenten verfügen über vier Werkzeuge rund um Aufgaben:
Mit Titel, Beschreibung, Fälligkeit, Projekt und Zuständigkeit — letztere per Name oder E-Mail-Adresse.
Titel, Beschreibung, Priorität, Termine, Meilenstein, Projekt.
Eigenes Werkzeug — Statuswechsel laufen nie nebenbei.
Findet Aufgaben, bevor eine davon geändert wird.
Alle vier arbeiten ausschließlich innerhalb Ihres Mandanten und respektieren die Berechtigungen der Person, die den Agenten benutzt.
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Wer was darf
Aufgaben gehören zum Bereich Projektmanagement. Vier Rechte steuern, was möglich ist.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste, Board und Detailansicht öffnen. |
| Anlegen | Neue Aufgaben erstellen. |
| Ändern | Felder bearbeiten — im Dialog wie auch direkt in Liste und Übersicht. |
| Löschen | In den Papierkorb legen, daraus wiederherstellen und endgültig entfernen. |
Ohne Änderungsrecht bleiben alle Werte sichtbar, aber unveränderlich: Die Auswahlfelder verschwinden, leere Felder tragen einen Strich statt einer Handlungsaufforderung. Es wird nichts angeboten, was ohnehin nicht ginge.