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Wozu diese Ansicht da ist
Übersicht › Dashboard beantwortet die Frage, mit der der Arbeitstag beginnt: Wo muss ich heute hinschauen?
Die Zahlen darauf stehen alle auch woanders. Der Wert liegt im Zusammenziehen: Ohne das Dashboard müssten Sie die überfälligen Rechnungen in den Finanzen, die kritischen Projekte im Projektmanagement und die offene Pipeline im Vertrieb einzeln aufsuchen — und dabei wissen, dass es dort etwas zu sehen gibt.
Jeder Baustein ist ein Einstieg, kein Endpunkt. „Alle ansehen →" führt in den Bereich, aus dem die Zahl stammt; dort wird gearbeitet.
02
Was ganz oben steht
Über den Bausteinen steht bei Bedarf eine Warnleiste: eine Zeile je Befund, farbig abgesetzt und mit einem Verweis in den zuständigen Bereich. Sie erscheint nur, wenn es etwas zu melden gibt, und kennt drei Fälle:
| Meldung | Wann | Führt zu |
|---|---|---|
| „n Projekte kritisch" | Projekte mit dem Risikograd kritisch | Projekte |
| „n blockierte Aufgaben" | Aufgaben im Status Blockiert | Aufgaben |
| „n überfällige Meilensteine" | Nur, solange kein Projekt kritisch ist | Projekte |
Die dritte Zeile weicht der ersten. Sind Projekte als kritisch gemeldet, bleibt die Meilenstein-Warnung aus — sie beschreibt meist dieselbe Lage ein zweites Mal, und zwei Zeilen über denselben Sachverhalt lesen sich wie zwei Probleme.
Die Überschrift der Seite richtet sich nach Ihrer Rolle. Sie lautet nicht für alle „Dashboard": Wer im Vertrieb arbeitet, liest „Vertrieb · Deals, Angebote und Pipeline", in der Projektsteuerung steht „Projektsteuerung · Projekte, Aufgaben und Meilensteine", in der Buchhaltung „Finanzen · Forderungen, Kosten und Liquidität". Ist keine dieser Rollen gesetzt, steht dort „Übersicht · Ihre aktuelle Zusammenfassung". Der Inhalt ändert sich dadurch nicht — nur die Beschriftung.
03
Die Bausteine
Dreizehn stehen zur Wahl. Die Spalte Bereich sagt, welches Leserecht ein Baustein voraussetzt — fehlt es, taucht er weder auf dem Dashboard noch in der Auswahl auf.
| Baustein | Zeigt | Bereich |
|---|---|---|
| Aufgaben | Offene, fällige und erledigte Aufgaben | Projektmanagement |
| Projekte | Aktive Projekte, Risiken und Meilensteine | Projektmanagement |
| Vertrieb | Pipeline-Wert und offene Angebote | Vertrieb |
| Finanzen | Offene Forderungen, Überfälliges, laufendes Volumen | Finanzen |
| Aufgabenfluss (8 Wochen) | Neue und erledigte Aufgaben je Woche | Projektmanagement |
| Aufgaben nach Status | Verteilung der offenen Aufgaben | Projektmanagement |
| Auslastung nach Person | Offene Aufgaben je zuständiger Person | Projektmanagement |
| Rechnungsvolumen (6 Monate) | Ausgestelltes Volumen der letzten sechs Monate | Finanzen |
| Pipeline nach Phase | Offene Deals je Vertriebsphase | Vertrieb |
| Projektrisiken | Projekte mit Verzögerungen oder Blockaden | Projektmanagement |
| Nächste Deadlines | Anstehende Fälligkeiten von Aufgaben | Projektmanagement |
| Blockierte Aufgaben | Aufgaben, die gerade nicht weitergehen | Projektmanagement |
| Vertriebs-Pipeline | Die neuesten offenen Deals | Vertrieb |
„Keine anstehenden Deadlines" heißt, dass nichts ansteht — nicht, dass etwas nicht geladen hat. Ein Baustein, der nichts zu zeigen hat, verschwindet nicht: Sein Fehlen wäre nicht von einem ausgeschalteten Baustein zu unterscheiden.
04
Dashboard anpassen
Das Zahnrad neben der Überschrift öffnet die Zusammenstellung. Jeder Baustein hat dort einen Schalter, und der Griff links davon ordnet ihn per Ziehen neu. Die Änderung greift erst mit Speichern; Abbrechen verwirft sie.
Zwei weitere Knöpfe stehen darunter. Auf Standard zurücksetzen stellt die Vorgabe des Mandanten wieder her — hilfreich, wenn man sich verklickt hat. Als Standard für alle festlegen erscheint nur bei Administratoren und macht die eigene Zusammenstellung zur Vorgabe für alle Mitglieder.
Der Knopf schreibt die Vorgabe des Mandanten um. Wer sein Dashboard bereits selbst eingerichtet hat, behält seine Fassung; wer das nie getan hat, bekommt Ihre — auch neue Mitglieder, die erst nächstes Jahr dazukommen. Ein Baustein, den Sie hier ausschalten, ist damit für einen Teil des Teams unsichtbar, ohne dass jemand davon erfährt.
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Besonderheiten
Reihenfolge und Sichtbarkeit werden je Benutzer gespeichert, nicht je Mandant. Dass Ihr Bildschirm anders aussieht als der Ihrer Kollegin, ist deshalb kein Fehler — auch dann nicht, wenn Sie dieselben Rechte haben.
Neue Bausteine kommen von selbst dazu. Ergänzt eine neue QAIRO-Fassung das Angebot, erscheint der Baustein am Ende Ihres Dashboards und ist eingeschaltet. Das ist Absicht: Ein neuer Baustein, der standardmäßig aus wäre, würde von niemandem entdeckt.
Das Dashboard rechnet nicht selbst. Es fragt dieselben Zahlen ab wie die Bereiche und zeigt sie zum Zeitpunkt des Aufrufs. Nach einer Änderung an einer Rechnung oder einer Aufgabe braucht es einen neuen Aufruf der Seite, bis die Kennzahl folgt.
Hat ein Deal bereits eine offene, noch nicht überfällige Aufgabe, blendet der Follow-up Assistent für diesen Deal nur die beiden Anlässe aus, um die sich die Aufgabe ja bereits kümmert: inaktiver Deal und Angebot ohne Reaktion. Alle übrigen erscheinen trotzdem — eine überfällige eigene Zusage, eine unbeantwortete wichtige E-Mail, eine fehlende Kundenreaktion, eine ausdrückliche Wiedervorlage, ein reaktivierter Deal oder ein Meeting ohne nächsten Schritt. Das sind benannte, konkrete Verpflichtungen, die eine andere Aufgabe nicht einlöst. Fehlt bei einem Deal einer der beiden erstgenannten Anlässe, prüfen Sie zuerst, ob dort bereits eine offene Aufgabe liegt.
Liegengebliebenes wird hervorgehoben, nicht vervielfacht. Bleiben überfällige Follow-ups liegen, hebt QAIRO je Person die drei dringendsten hervor — nicht alle. Ab dem dritten Tag auf dieser Liste ist der Fall deutlich gekennzeichnet, ab dem siebten zusätzlich in der Team-Ansicht für Kolleginnen und Kollegen mit Verwaltungs-Leserecht sichtbar; die Karte sagt das offen. Erledigen, Zurückstellen oder Terminieren gibt den Platz sofort frei, und der nächstdringende Fall rückt nach. Ein neuer, wichtigerer Fall verdrängt also niemanden — er wartet, bis ein Platz frei wird.
Eindeutige Punkte können von selbst zur Aufgabe werden. Ist die Automatik unter Einstellungen › Follow-ups eingeschaltet — sie ist je Mandant standardmäßig aus —, überführt QAIRO eine eigene Zusage sowie einen nächsten Schritt, dessen Herkunft als „mit dem Kunden vereinbart" erfasst ist, ohne Zutun in eine Aufgabe. Intern geplante oder nicht angegebene nächste Schritte qualifizieren nicht, und ein von der KI erkannter Punkt zählt erst nach ausdrücklicher Bestätigung. Vorausgesetzt ist ein Fälligkeitsdatum höchstens 30 Tage in der Zukunft. Der Punkt selbst bleibt offen, bis die daraus entstandene Aufgabe erledigt ist.
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Wer was darf
Das Dashboard hat keinen eigenen Berechtigungsbereich. Jedes angemeldete Mitglied mit einem aktiven Mandanten erreicht die Seite; was darauf erscheint, entscheiden die Leserechte der drei beteiligten Bereiche.
| Recht | Wirkung auf dem Dashboard |
|---|---|
| crm:read | Bausteine „Vertrieb", „Pipeline nach Phase", „Vertriebs-Pipeline" |
| delivery:read | Alle Aufgaben- und Projekt-Bausteine sowie die Warnleiste |
| finance:read | Bausteine „Finanzen" und „Rechnungsvolumen" |
| admin:update | Zusätzlich der Knopf „Als Standard für alle festlegen" |
Fehlt ein Leserecht, fehlt der zugehörige Baustein vollständig — auch in der Zusammenstellung. Es gibt also keinen Weg, ihn versehentlich einzuschalten und dann eine leere Karte zu sehen. Welche Rolle welches Recht hält, sehen Sie unter Einstellungen › Rollen.
Ein Baustein zeigt Summen, keine Datensätze. Dass in „Offene Forderungen" ein Betrag steht, heißt nicht, dass Sie jede darin enthaltene Rechnung öffnen dürfen — das entscheidet die Rechnungsliste selbst, wenn Sie dorthin springen.