01
Wozu dieser Reiter da ist
Die Aktivitätshistorie beantwortet die Frage, die vor jedem Anruf steht: Was war zuletzt, und was habe ich zugesagt? Sie liegt als Reiter Aktivitäten auf fünf Detailseiten — Vertrieb › Firmen, Vertrieb › Kontakte, Vertrieb › Deals, Vertrieb › Angebote und Projektmanagement › Projekte.
Der Reiter sieht überall gleich aus, weil es dieselbe Ansicht ist. Er besteht aus fünf Blöcken übereinander: was sich seit Ihrem letzten Besuch getan hat, die Warnsignale, die eigenen Follow-ups zu diesem Datensatz, die offenen Punkte — und darunter der Zeitstrahl mit allem, was je passiert ist.
Auf einer Firma beziehen sich „Seit Ihrem letzten Besuch“, „Warnsignale“ und „Offene Punkte“ nicht nur auf die Firma selbst, sondern auch auf ihre Deals, Angebote und Projekte. Sie sehen dort also den ganzen Vorgang, ohne jede Verkaufschance einzeln zu öffnen. Der Zeitstrahl darunter bleibt bei den Einträgen der Firma — wer den Verlauf eines einzelnen Deals lesen will, öffnet den Deal.
02
Der Zeitstrahl
Der Zeitstrahl listet die Einträge vom jüngsten zum ältesten. Jeder Eintrag trägt ein Symbol für seinen Typ, einen Titel, wer ihn angelegt hat und wann er stattgefunden hat.
Fünf Typen stehen beim Erfassen zur Wahl: Notiz, Anruf, E-Mail, Meeting und Statusänderung. Die übrigen schreibt QAIRO von sich aus — System, Agent, KI-erkannt, dazu die Belegereignisse aus den Finanzen (Rechnung ausgestellt, Zahlung erfasst, Mahnung versendet und so fort) und Statuswechsel, die die Anwendung selbst vollzieht.
Über dem Zeitstrahl liegt die Filterleiste: ein Suchfeld („Aktivitäten durchsuchen …“), ein Filter Alle Typen, ein Filter Alle Relevanzen und der Schalter Nur wichtigste. Der Schalter blendet alles aus, was auf Normal steht — die schnellste Art, aus zweihundert Einträgen die zehn zu holen, die den Vorgang erklären.
Normal, Wichtig und Kritisch setzen Sie beim Erfassen. Sie steuern damit, was in der verdichteten Ansicht übrig bleibt und was in der Zusammenfassung „Seit Ihrem letzten Besuch“ auftaucht. Eine nachträgliche Korrektur ist möglich, solange Sie den Eintrag selbst angelegt haben — siehe Abschnitt 08.
03
Eine Aktivität erfassen
Aktivität hinzufügen öffnet einen Dialog mit vier Feldern: Aktivitätstyp, Titel der Aktivität (Pflicht), Beschreibung / Notiz und Relevanz. Darunter liegen drei optionale Blöcke, die den Eintrag mit dem Rest der Anwendung verbinden:
| Block | Wozu |
|---|---|
| Verknüpfte Kontakte | Wer am Gespräch beteiligt war. Mehrfachauswahl; der Eintrag erscheint danach auch auf den Detailseiten dieser Kontakte. |
| Verknüpfte Dateien | Ein Dokument aus der Ablage oder eine Cloud-Datei an den Eintrag hängen — die Datei bleibt, wo sie liegt, es entsteht keine Kopie. |
| Erfasste Punkte | Das Gespräch in einzelne Punkte zerlegen. Diese Punkte sind der eigentliche Ertrag — Abschnitt 04. Zu jedem Punkt lassen sich gleich hier Fällig am und Verantwortlich angeben, beim nächsten Schritt zusätzlich die Herkunft. Bleibt „Verantwortlich" leer, gelten Sie als zuständig. Diese drei Angaben entscheiden darüber, ob QAIRO den Punkt später von selbst in eine Aufgabe überführen kann. |
Transkript hinzufügen
Neben der Schaltfläche liegt Transkript hinzufügen.
Sie fügen dort den Text einer Besprechungsaufzeichnung ein oder laden
eine .txt- beziehungsweise .vtt-Datei hoch;
Titel und Datum tragen Sie dazu ein. Das Transkript landet als eigener
Eintrag im Zeitstrahl und ist, wenn die KI-Analyse eingeschaltet ist,
die Quelle für die Punkte aus Abschnitt 07.
Ein Transkript wird nicht bearbeitet, sondern gelöscht und neu angelegt. Beim Löschen verschwinden auch die daraus abgeleiteten, noch unbestätigten KI-Punkte — sonst bliebe eine Behauptung stehen, deren Beleg weg ist.
04
Offene Punkte
Ein Gespräch hinterlässt selten nur eine Notiz. Es hinterlässt Zusagen, Fragen und Termine. Genau die erfassen Sie als Punkte — neun Arten stehen zur Wahl:
| Art | Bedeutung |
|---|---|
| Eigene Zusage | Was Sie zugesagt haben, mit Frist. |
| Zusage des Kunden | Was der Kunde zugesagt hat. |
| Erwartete Reaktion | Worauf Sie warten, bis wann. |
| Nächster Schritt | Was als Nächstes ansteht. |
| Offene Frage | Was ungeklärt blieb. |
| Kundenbedarf | Was der Kunde braucht. |
| Kaufmotiv | Warum er kaufen würde. |
| Einwand | Was dagegen spricht. |
| Entscheidung | Was entschieden wurde. |
Die ersten fünf Arten haben einen Zustand und ein Datum: Sie haken sie ab, wenn sie erledigt sind, und sie werden überfällig, wenn das Datum verstreicht. Die letzten vier halten Wissen fest — sie werden nie „fällig“ und verschwinden nicht.
Der Block Offene Punkte über dem Zeitstrahl sammelt alles, was noch offen ist, quer über alle Einträge. Neben jedem Punkt steht In Aufgabe umwandeln: Daraus entsteht eine echte Aufgabe unter Projektmanagement › Aufgaben mit Titel und Frist des Punktes. Danach zeigt der Punkt → Aufgabe erstellt und ist nicht mehr doppelt zu pflegen.
Herkunft beim nächsten Schritt
Erfassen oder bearbeiten Sie einen Punkt der Art Nächster Schritt, steht dort zusätzlich ein Feld Herkunft: mit dem Kunden vereinbart, intern geplant oder — die Vorgabe — nicht angegeben. Bei allen anderen Arten erscheint das Feld nicht.
Ist die automatische Aufgabenanlage für Ihren Mandanten unter Einstellungen › Follow-ups eingeschaltet, überführt QAIRO eine eigene Zusage sowie einen nächsten Schritt mit der Herkunft „mit dem Kunden vereinbart“ von selbst in eine Aufgabe, sobald die Frist höchstens 30 Tage entfernt ist — ohne Klick auf „In Aufgabe umwandeln“. „Intern geplant“ und „nicht angegeben“ lösen das nicht aus, ebenso wenig ein unbestätigter KI-Vorschlag. Der Punkt selbst bleibt dabei offen, bis die entstandene Aufgabe erledigt ist; wird die Aufgabe stattdessen gelöscht, kehrt der Punkt in den Arbeitskorb zurück, statt automatisch eine zweite Aufgabe zu erzeugen. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet und gilt je Mandant.
05
Warnsignale
Warnsignale entstehen nicht durch Beobachtung, sondern durch Rechnung: QAIRO vergleicht Fristen und Daten mit Schwellenwerten und meldet, was davon abweicht. Sechs Signale gibt es, jedes mit einer Begründung im Klartext.
| Signal | Wann es erscheint |
|---|---|
| Überfällige eigene Zusagen | Eine Eigene Zusage ist über ihre Frist hinaus offen. Gilt als kritisch. |
| Angebot abgelehnt | Ein Angebot am Vorgang wurde abgelehnt. Gilt als kritisch. |
| Ausbleibende erwartete Rückmeldungen | Eine Erwartete Reaktion ist über ihr Datum hinaus offen. |
| Deal ohne Aktivität | Am Deal ist seit der eingestellten Zahl von Tagen nichts passiert (Vorgabe: 14). |
| Wiederholt verschobene Termine | Ein Datum wurde öfter verschoben als erlaubt (Vorgabe: zweimal). |
| Verschlechterter Tonfall in der Kommunikation | Der Ton der eingehenden Nachrichten hat sich messbar verschlechtert. Setzt die KI-Analyse voraus (Abschnitt 07). |
Welche Signale aktiv sind und ab wann sie greifen, stellen Administratoren unter Einstellungen › Warnsignale ein — je Signal ein Schalter, dazu vier Schwellenwerte („Deal gilt als inaktiv nach (Tagen)“, „Karenz eigene Zusagen (Tage)“, „Karenz erwartete Rückmeldung (Tage)“, „Verschiebungen bis Warnung (Anzahl)“). Die Einstellung gilt für den ganzen Mandanten.
Warnsignale bleiben nicht im Reiter stehen: QAIRO benachrichtigt die verantwortliche Person einmal je Signal. Unter Einstellungen › Benachrichtigungen schalten Sie zusätzlich eine E-Mail-Zusammenfassung ein — täglich, wöchentlich oder monatlich — und wahlweise eine Sofort-Mail bei kritischen Warnsignalen.
06
Seit Ihrem letzten Besuch
Der oberste Block beantwortet die Frage, die man beim Öffnen einer Firma nach drei Wochen wirklich hat: Was ist mir entgangen? Er nennt die neuen Aktivitäten seit Ihrem letzten Besuch dieser Seite und die Punkte, die seither überfällig geworden sind.
„Ihr letzter Besuch“ ist wörtlich gemeint — QAIRO merkt sich je Person und je Datensatz, wann Sie zuletzt hier waren. Ihre Kollegin sieht deshalb einen anderen Stand als Sie. Beim ersten Besuch bleibt der Block leer; es gibt noch keinen Vergleichspunkt.
07
Was die KI beisteuert
Alles in diesem Abschnitt setzt voraus, dass ein Administrator die KI-Analyse unter Einstellungen › Warnsignale eingeschaltet und die erweiterte KI-Nutzung bestätigt hat. Ohne diesen Schritt liest QAIRO keine E-Mail-Inhalte für diesen Zweck aus. Diese Bestätigung lässt sich an derselben Stelle über „Zustimmung widerrufen“ jederzeit zurücknehmen — dabei schaltet sich die KI-Analyse ab und bereits erzeugte KI-Empfehlungen werden gelöscht. Die Aktivitätshistorie funktioniert vollständig auch ohne KI — sie ist dann rein das, was Menschen und Belege hineingeschrieben haben.
Ist die Analyse eingeschaltet, liest QAIRO ein- und ausgehende E-Mails sowie hochgeladene Transkripte und legt daraus einen Eintrag vom Typ KI-erkannt an, samt vorgeschlagener Punkte. Diese Vorschläge stehen unter KI-Vorschläge im Block „Offene Punkte“ — gedämpft dargestellt und mit der Zeile „Einschätzung – keine bestätigte Tatsache“ versehen.
Ein Vorschlag zählt erst, wenn Sie ihn bestätigen. Unbestätigte Vorschläge lösen kein Warnsignal aus, erzeugen kein Follow-up und werden nirgends mitgezählt. Das ist Absicht: Eine Maschine, die aus einem höflichen Satz eine Zusage macht, würde sonst Ihre Wochenliste bestimmen. Verwerfen entfernt den Vorschlag.
Getrennt davon stehen die KI-Terminvorschläge: Wenn aus einer Nachricht hervorgeht, dass ein vereinbartes Datum sich verschoben hat, schlägt QAIRO das neue Datum vor, statt es zu setzen. Auch hier gilt: erst nach Bestätigung ändert sich etwas.
08
Wer was darf
Der Reiter hat keine eigenen Rechte — er erbt sie vom Datensatz, auf dem er liegt. Auf Firma, Kontakt, Deal und Angebot gilt der Bereich Vertrieb, auf einem Projekt der Bereich Projektmanagement. Wer den Datensatz lesen darf, sieht die Historie; wer ihn bearbeiten darf, kann Aktivitäten und Punkte erfassen. Ohne Bearbeitungsrecht fehlen die beiden Schaltflächen, statt ins Leere zu führen.
Bearbeiten und Löschen gilt nur für selbst erfasste Aktivitäten, und auch dort nur für die Person, die sie angelegt hat (Administratoren und Eigentümer dürfen zusätzlich). Einträge, die QAIRO selbst geschrieben hat — Statusänderungen, Belegereignisse, Agentenläufe, KI-Erkenntnisse —, lassen sich nicht ändern und nicht löschen. Sie sind der Nachweis, dass etwas passiert ist; ein nachträglich korrigierbarer Nachweis wäre keiner.