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Wozu diese Ansicht da ist
Eine Gutschrift korrigiert eine ausgestellte Rechnung — ganz oder teilweise. Sie finden das Verzeichnis unter Finanzen › Gutschriften.
Sie steht am Ende der Belegkette: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Mahnung folgen fest aufeinander; aus einer Gutschrift selbst entsteht kein weiterer Beleg.
02
Die Liste
Die Seitenüberschrift trägt die Einzahl, der Menüpunkt die Mehrzahl. Der +-Knopf (Name „Gutschrift erstellen“, Recht Anlegen) legt neue Belege an. Ab dem ersten Beleg zeigen drei Kacheln Belege, Gesamtvolumen und Überfällig — zur letzten mehr in Abschnitt 05. Alle drei sind anklickbar und filtern die Liste über denselben Statusfilter, den auch die Filterzeile darunter zeigt.
Sucht in Belegnummer, Firmenname, Projektname und Angebotsnummer.
Steht auf „Alle Status“ — eine Besonderheit dazu in Abschnitt 05.
Sortiert wird fest nach Erstelldatum absteigend, ohne Spaltensortierung. Die sechs Spalten lauten: Beleg (Belegnummer, sonst „Entwurf“), Bezug (Firmenname, sonst „Ohne Firma“, darunter Projekt oder Angebot), Betrag, Status, Fällig am (praktisch immer „—“) und Erstellt. „Mehr laden“ holt weitere Zeilen; ohne Treffer meldet „Keine Belege für die gewählten Filter.“
03
Anlegen
Eine Gutschrift entsteht auf zwei Wegen. Empfehlenswert ist der Weg als Folgebeleg einer ausgestellten Rechnung: Das Symbol „Gutschrift“ öffnet den Folgebeleg-Dialog — kein Empfängerfeld, stattdessen eine Positionstabelle mit der Spalte „Verfügbar“, über die Sie die mitgehenden Positionen und Mengen wählen; davon hängt ab, ob eine Stornierung oder eine Teilgutschrift entsteht (Abschnitt 05). Der Grund ist hier mit „Sonstiges“ vorbelegt.
Alternativ legen Sie frei über den +-Knopf an, mit einem leeren Beleg, dessen Positionen Sie selbst erfassen; der Grund trägt hier nur den Platzhalter „Grund wählen“. In beiden Wegen ist er nicht Pflicht.
Aus einer Rechnung entstanden, trägt die Gutschrift schon im Entwurf ihre Nummer. Frei angelegt bleibt sie nummernlos bis zum Verlassen des Entwurfs, frühestens ab der ersten Position — so bleibt die fortlaufende Nummerierung nach § 11 UStG lückenlos. Muster: GS-JAHR-00001, jährlicher Neustart, einstellbar unter Einstellungen › Nummerierungen.
04
Die Detailansicht
Die Kopfzeile trägt Titel, Status und Zurück-Link. Einen Folgebeleg-Knopf gibt es hier nicht — aus einer Gutschrift entsteht nichts mehr. Die übrigen Aktionen hängen von Status und Rechten ab:
Die Aktionen in der Kopfzeile sind Symbol-Schaltflächen ohne Beschriftung — der Name erscheint, sobald Sie mit der Maus darauf zeigen.
| Symbol | Sichtbar wann | Wirkung |
|---|---|---|
| PDF Vorschau | Recht Lesen | Öffnet den Beleg als PDF in einem neuen Tab (Augen-Symbol) |
| PDF Download | Recht Lesen | Speichert den Beleg unter seiner Belegnummer (Pfeil-Symbol) |
| Versenden | Recht Senden | Öffnet den Versand-Dialog (Briefumschlag-Symbol) |
| Bearbeiten | Recht Bearbeiten, nur im Entwurf | Öffnet den Bearbeiten-Dialog (Stift-Symbol) |
| Ausstellen | Recht Genehmigen, im Entwurf oder nach dem Versenden | Status → Ausgestellt |
| Anwenden | Recht Genehmigen, nur Ausgestellt | Status → Angewendet |
| Löschen | Recht Löschen, nur im Entwurf | Öffnet den Löschdialog (Papierkorb-Symbol) |
Der Bearbeiten-Dialog lässt alle Felder optional, darunter den Grund. Im Hauptbereich: Positionen, Belegkette, Versandhistorie, Übersicht. Auf dem PDF heißt die Summenzeile „Gutschriftsbetrag“ statt „Gesamtbetrag“, mit Bezugszeile auf die Ursprungsrechnung. PDF Vorschau und PDF Download in der Kopfzeile öffnen bzw. speichern den Beleg direkt. „Dokument versenden“ schickt dasselbe PDF als Anhang an vorbelegte, aber pflichtige Empfänger, sofern eine aktive E-Mail-Verbindung besteht. Löschen ist nur im Entwurf möglich.
05
Besonderheiten
Stornierung oder Teilgutschrift
Nimmt eine Gutschrift die gesamte noch offene Menge mit, gilt sie als Stornierung: QAIRO verweist sie intern auf die Rechnung, damit der Prüfpfad nach § 11 UStG geschlossen bleibt, und der Bearbeiten-Dialog zeigt „Stornierung zu Rechnung Nummer“. Geht nur ein Teil mit, ist es eine Teilgutschrift ohne diesen Verweis — der Unterschied liegt allein an der mitgenommenen Menge, nicht an einer eigenen Auswahl. „Anwenden“ ist ausschließlich ein Statuswechsel: Der offene Betrag der Ursprungsrechnung ändert sich dadurch nicht, er bleibt unter Finanzen › Offene Posten geführt.
„Ausstellen“ steht im Entwurf und im Status „Versendet“ — wer zuerst versendet, kann danach also weiterhin ausstellen und anwenden. Bearbeiten und Löschen bleiben dem Entwurf vorbehalten: eine versendete Gutschrift ist beim Empfänger, ihre Beträge dürfen sich nicht mehr ändern.
Die Kachel Überfällig zählt einen Status, den nur Rechnungen kennen — hier steht sie strukturell immer auf 0; der Statusfilter zeigt zudem alle 15 Statuswerte aller Belegtypen, auch solche, die hier nie vorkommen.
Solange der Beleg Entwurf ist, lässt sich jede Zeile über das Stift-Symbol ändern — Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Summen des Belegs rechnen sich dabei sofort neu. Neue Zeilen starten mit 20 % USt und Einheit „Stk.“. Verlässt die Gutschrift den Entwurf, sind Kopfdaten, Positionen und Löschen gesperrt.
06
Wer was darf
Gutschriften liegen im selben Berechtigungsbereich Finanzen (Einstellungen › Rollen) wie Auftragsbestätigungen und Lieferscheine.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste und Detailansicht öffnen. |
| Anlegen | Neue Gutschriften erfassen — als Folgebeleg einer Rechnung oder frei. |
| Bearbeiten | Kopfdaten und Positionen eines Entwurfs ändern. |
| Genehmigen | Ausstellen und anwenden. |
| Senden | Per E-Mail verschicken. |
| Löschen | Einen Entwurf endgültig entfernen. Dieses Recht hält nur der Eigentümer — auch Administratoren nicht, da ein Beleg zu einer lückenlosen Kette nach § 11 UStG gehört. |