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Wozu diese Ansicht da ist
Diese Liste unter Finanzen › Offene Posten beantwortet eine einzige Frage: Wer schuldet uns noch Geld, und was tun wir als Nächstes?
Sie zeigt keine neue Belegart. Jede Zeile ist eine Rechnung aus Finanzen › Rechnungen — nur eben die, an denen noch etwas offen ist, sortiert nach Dringlichkeit und ergänzt um alles, was für das Nachfassen zählt: Mahnstufe, letzte Mahnung und ein Vorschlag für den nächsten Schritt.
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Die Liste
Drei Kacheln fassen zusammen: Offen (Anzahl und Summe aller offenen Beträge), Überfällig und In Mahnung — Letzteres alle Rechnungen, zu denen schon einmal gemahnt wurde.
Offen und Überfällig sind anklickbar und filtern die Liste auf denselben Statuswert. In Mahnung bleibt ohne Klickziel — dahinter steht keine einzelne Mahnstufe, sondern „mindestens einmal gemahnt“, und das kennt der Mahnstufen-Filter nicht als Wert.
Die Tabelle zeigt zwölf Spalten: Kunde, Rechnungsnr., Rechnungsdatum, Fälligkeit — rot, sobald überschritten —, Betrag, Bezahlt, Offen, Status, Mahnstufe, Letzte Mahnung, Nächste Aktion und die Zeilenaktionen. Ein Klick auf die Zeile führt zur Rechnung.
Sucht in der Belegnummer und im Firmennamen.
Ein Umschalter. Er rechnet mit dem Fälligkeitsdatum, nicht mit dem Status — siehe Abschnitt 05.
Aufklappbar: Fällig von, Fällig bis und Mahnstufe, dazu „Stufe 0 (ungemahnt)“.
Ist nichts offen, meldet die Liste „Keine offenen Posten — alle Rechnungen sind beglichen.“
03
Anlegen
Hier wird nichts angelegt. Die Kopfzeile trägt keinen Erstellen-Knopf, und es gibt keinen „neuen offenen Posten“ — eine Zeile entsteht von selbst, sobald eine Rechnung ausgestellt und noch nicht vollständig bezahlt ist, und verschwindet ebenso von selbst, wenn der offene Betrag auf null fällt.
Was Sie hier erzeugen können, sind Mahnungen — jeweils zu einer bestimmten Zeile. Das ist der Grund, warum Mahnungen keinen eigenen Menüpunkt haben: Sie hängen immer an genau einer Rechnung. Wie das geht, steht in Abschnitt 05.
04
Die Detailansicht
Eine eigene Detailansicht gibt es nicht. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Rechnung — dort finden Sie Positionen, Zahlungen, Belegkette und Verlauf, beschrieben unter Finanzen › Rechnungen.
Alles, was Sie aus dieser Liste heraus tun können, geschieht in Dialogen. Drei Symbole stehen je Zeile bereit — ohne Beschriftung; der Name erscheint, sobald Sie mit der Maus darauf zeigen:
| Symbol | Was es tut |
|---|---|
| Zahlung buchen | Derselbe Dialog wie auf der Rechnung, vorbelegt mit dem offenen Restbetrag. |
| Mahnung erstellen | Legt eine Mahnung zur gewählten Stufe an — siehe Abschnitt 05. |
| Uneinbringlich ausbuchen | Schließt die Forderung ohne Zahlung ab. Verlangt eine Begründung. |
„Uneinbringlich ausbuchen“ erfasst keine Zahlungszeile. Es setzt die Rechnung endgültig auf Uneinbringlich — der Dialog nennt es ausdrücklich „eine Statusänderung ohne Zahlungsbuchung“. Die Begründung ist Pflicht; ohne sie bleibt der Knopf gesperrt.
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Besonderheiten
Die Spalte „Nächste Aktion“
Diese Spalte ist der eigentliche Wert der Seite. Sie vergleicht Fälligkeit, offenen Betrag, bisherige Mahnstufe und das Datum der letzten Mahnung mit Ihren Mahnstufen und schlägt genau einen nächsten Schritt vor:
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungseingang abwarten (fällig …) | Noch nicht fällig — nichts zu tun. |
| Karenz läuft (bis …) | Fällig, aber die Wartezeit bis zur nächsten Mahnstufe läuft noch. |
| Zahlungserinnerung erstellen | Die nächste Stufe ist erreicht. Der Text nennt den Namen Ihrer Stufe. |
| Frist läuft (bis …) | Alle Stufen sind ausgeschöpft, die Zahlungsfrist der letzten Mahnung läuft noch. |
| Inkasso/Ausbuchen prüfen | Ausgeschöpft und abgelaufen — hier endet, was QAIRO vorschlagen kann. |
| — | Kein Handlungsbedarf, oder die Stufen laden gerade noch. |
Die Karenz zählt in Kalendertagen: bei Stufe 0 ab dem Fälligkeitsdatum, danach ab der letzten Mahnung. Deaktivierte Zwischenstufen werden übersprungen und beenden die Kette nicht.
Mahnen — drei Schritte, alle von Hand
Erstellen legt die Mahnung als Entwurf an — vorgeschlagen wird die nächste aktive Stufe. Pflicht sind Mahnstufe, Mahnspesen, Zahlungsfrist, Betreff und Mahntext; alle fünf sind vorbelegt. Die Mahnung bekommt zwei Positionen: die offene Forderung zur Rechnung und, wenn Spesen anfallen, eine zweite Zeile dafür.
Ausstellen geschieht danach auf der Mahnung selbst. Erst dieser Schritt vergibt die Mahnungsnummer und schreibt Mahnstufe und Letzte Mahnung in die Rechnung zurück — vorher bleiben diese beiden Spalten leer. Versenden ist der dritte Schritt und nur bei ausgestellten Mahnungen möglich; auf Wunsch geht die Originalrechnung als zweiter Anhang mit.
QAIRO erstellt und verschickt keine Mahnungen von selbst. Automatisch geschieht nur eines: Der stündliche Lauf setzt fällige Rechnungen auf Überfällig. Erstellen, Ausstellen und Versenden bleiben drei bewusste Entscheidungen.
Wird eine Mahnung storniert, rechnet QAIRO die Rechnung zurück: Mahnstufe und letzte Mahnung fallen auf die höchste verbleibende ausgestellte Mahnung — oder auf leer, wenn keine mehr da ist. Ebenso verschwinden die Spesen wieder aus der Forderung.
Zwei Zählweisen für „überfällig“
Der Umschalter Nur überfällige vergleicht das Fälligkeitsdatum mit dem heutigen Tag — er sieht eine Überschreitung sofort. Der Statusfilter Überfällig (Status) zeigt dagegen, was der stündliche Lauf schon markiert hat. Kurz nach Mitternacht können sich beide unterscheiden; das ist gewollt und kein Fehler.
Mahnungen tragen keine Umsatzsteuer
Beide Positionen einer Mahnung stehen auf 0 %. Eine Mahnung ist kein Steuerbeleg — die Umsatzsteuer bleibt auf der Rechnung, die gemahnt wird. Der Nummernkreis ist ein eigener (MA), einstellbar unter Einstellungen › Nummerierungen.
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Wer was darf
Ein eigener Bereich „Mahnwesen“ existiert nicht — alles liegt unter Finanzen, nachzusehen unter Einstellungen › Rollen.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Die Liste öffnen, samt Kennzahlen und Empfehlung. |
| Anlegen | Zahlungen buchen und Mahnungen erstellen. |
| Bearbeiten | Die Mahnstufen unter Einstellungen › Mahnwesen ändern. |
| Genehmigen | Mahnungen ausstellen und stornieren, Forderungen als uneinbringlich ausbuchen. |
| Senden | Die ausgestellte Mahnung per E-Mail verschicken. |
Mitglieder dürfen die Liste lesen, sehen aber keine der drei Zeilenaktionen. Administratoren und der Eigentümer halten alle fünf Rechte.