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Wozu diese Ansicht da ist
Eine Auftragsbestätigung bestätigt einem Kunden schriftlich, welche Positionen aus einem angenommenen Angebot Sie liefern werden. Sie finden das Verzeichnis unter Finanzen › Auftragsbestätigungen.
Sie steht am Anfang der Belegkette eines Auftrags: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Mahnung folgen fest aufeinander, als klickbare Grafik auf jeder Detailseite sichtbar.
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Die Liste
Die Seitenüberschrift trägt die Einzahl, der Menüpunkt die Mehrzahl. Der +-Knopf (Name „Auftragsbestätigung erstellen“, Recht Anlegen) legt neue Belege an. Ab dem ersten Beleg zeigen drei Kacheln Belege, Gesamtvolumen und Überfällig — zur letzten mehr in Abschnitt 05. Alle drei sind anklickbar und filtern die Liste über denselben Statusfilter, den auch die Filterzeile darunter zeigt.
Sucht in Belegnummer, Firmenname, Projektname und Angebotsnummer.
Steht auf „Alle Status“ — eine Besonderheit dazu in Abschnitt 05.
Die Tabelle ist fest nach Erstelldatum absteigend sortiert, ohne Spaltensortierung. Die sechs Spalten lauten: Beleg (Belegnummer, sonst „Entwurf“), Bezug (Firmenname, sonst „Ohne Firma“, darunter Projekt oder Angebot), Betrag, Status, Fällig am (praktisch immer „—“) und Erstellt. „Mehr laden“ holt weitere Zeilen; ohne Treffer meldet ein Filter „Keine Belege für die gewählten Filter.“
03
Anlegen
Eine Auftragsbestätigung entsteht auf drei Wegen. Der empfehlenswerte führt über ein angenommenes Angebot mit Positionen: Auf dessen Detailseite erscheint dann das Symbol „Auftragsbestätigung erstellen“, das nur die echten Positionen übernimmt.
Die mitgelieferte Automation kann denselben Schritt auch automatisch bei der Angebotsannahme auslösen.
Alternativ legen Sie frei über den +-Knopf an, mit nur Empfänger (Pflicht) und optionalem Ansprechpartner.
Aus einem Angebot entstanden, trägt sie schon im Entwurf ihre Nummer. Frei angelegt bleibt sie nummernlos bis zum Verlassen des Entwurfs, frühestens ab der ersten Position — so bleibt die fortlaufende Nummerierung nach § 11 UStG lückenlos. Muster: AB-JAHR-0001, jährlicher Neustart, einstellbar unter Einstellungen › Nummerierungen.
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Die Detailansicht
Die Kopfzeile trägt Titel, Status als Plakette und einen Zurück-Link. Über Lieferschein und Rechnung knüpfen Sie Folgebelege an — siehe Finanzen › Lieferscheine und Finanzen › Rechnungen. Welche weiteren Aktionen erscheinen, hängt von Status und Rechten ab:
Die Aktionen in der Kopfzeile sind Symbol-Schaltflächen ohne Beschriftung — der Name erscheint, sobald Sie mit der Maus darauf zeigen.
| Symbol | Sichtbar wann | Wirkung |
|---|---|---|
| Lieferschein | Recht Anlegen | Öffnet den Folgebeleg-Dialog |
| Rechnung | Recht Anlegen | Öffnet den Folgebeleg-Dialog |
| PDF Vorschau | Recht Lesen | Öffnet den Beleg als PDF in einem neuen Tab (Augen-Symbol) |
| PDF Download | Recht Lesen | Speichert den Beleg unter seiner Belegnummer (Pfeil-Symbol) |
| Versenden | Recht Senden | Öffnet den Versand-Dialog (Briefumschlag-Symbol) |
| Bearbeiten | Recht Bearbeiten, nur im Entwurf | Öffnet den Bearbeiten-Dialog (Stift-Symbol) |
| Bestätigen | Recht Genehmigen, im Entwurf oder Versendet | Status → Bestätigt |
| Ablehnen | Recht Genehmigen, nur Versendet | Status → Abgelehnt |
| Archivieren | Recht Bearbeiten, nur Bestätigt | Status → Archiviert |
| Löschen | Recht Löschen, nur im Entwurf | Öffnet den Löschdialog (Papierkorb-Symbol) |
Der Bearbeiten-Dialog lässt alle Felder optional. Der Folgebeleg-Dialog listet Positionen mit Verfügbar-Spalte; Ziel Lieferschein bringt ein Lieferdatum, Ziel Rechnung ein Pflichtfeld Fälligkeitsdatum. Im Hauptbereich: Positionen, Belegkette, Versandhistorie, dazu rechts die Übersicht mit Firma, Kontakt, Projekt und Beträgen.
PDF Vorschau und PDF Download in der Kopfzeile öffnen bzw. speichern den Beleg direkt; dafür genügt das Leserecht. „Dokument versenden“ schickt dasselbe PDF als Anhang an vorbelegte, aber pflichtige Empfänger, sofern eine aktive E-Mail-Verbindung besteht — auch bei einem archivierten Beleg. Löschen ist nur im Entwurf möglich.
05
Besonderheiten
Die Kachel Überfällig zählt einen Status, den nur Rechnungen kennen — hier steht sie strukturell immer auf 0. Der Statusfilter zeigt zudem alle 15 Statuswerte aller Belegtypen, auch „Teilbezahlt“ oder „Uneinbringlich“, die hier nie vorkommen.
Solange der Beleg Entwurf ist, lässt sich jede Zeile über das Stift-Symbol ändern — Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Summen des Belegs rechnen sich dabei sofort neu. Neue Zeilen starten mit 20 % USt und Einheit „Stk.“. Verlässt die Auftragsbestätigung den Entwurf, sind Kopfdaten, Positionen und Löschen gesperrt.
06
Wer was darf
Auftragsbestätigungen liegen im Berechtigungsbereich Finanzen (Einstellungen › Rollen), mit denselben sechs Rechten wie Lieferscheine und Gutschriften.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste und Detailansicht öffnen. |
| Anlegen | Neue Auftragsbestätigungen erfassen — aus einem Angebot, automatisch oder frei. |
| Bearbeiten | Kopfdaten und Positionen eines Entwurfs ändern. |
| Genehmigen | Bestätigen, ablehnen und archivieren. |
| Senden | Per E-Mail verschicken. |
| Löschen | Einen Entwurf endgültig entfernen. Dieses Recht hält nur der Eigentümer — auch Administratoren nicht. |
Ein Beleg gehört zu einer lückenlosen Kette nach § 11 UStG; ihn zu entfernen bleibt deshalb Eigentümersache. Das Recht greift ohnehin nur im Entwurf.