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Wozu diese Ansicht da ist
Ein Lieferschein hält fest, welche Positionen ausgeliefert wurden. Sie finden das Verzeichnis unter Finanzen › Lieferscheine.
Er steht in der Belegkette zwischen Auftragsbestätigung und Rechnung: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Mahnung folgen fest aufeinander, als klickbare Grafik auf jeder Detailseite sichtbar.
02
Die Liste
Die Seitenüberschrift trägt die Einzahl, der Menüpunkt die Mehrzahl. Der +-Knopf (Name „Lieferschein erstellen“, Recht Anlegen) legt neue Belege an. Ab dem ersten Beleg zeigen drei Kacheln Belege, Gesamtvolumen und Überfällig — zur letzten mehr in Abschnitt 05. Alle drei sind anklickbar und filtern die Liste über denselben Statusfilter, den auch die Filterzeile darunter zeigt.
Sucht in Belegnummer, Firmenname, Projektname und Angebotsnummer.
Steht auf „Alle Status“ — eine Besonderheit dazu in Abschnitt 05.
Die Tabelle ist fest nach Erstelldatum absteigend sortiert, ohne Spaltensortierung. Die sechs Spalten lauten: Beleg (Belegnummer, sonst „Entwurf“), Bezug (Firmenname, sonst „Ohne Firma“, darunter Projekt oder Angebot), Betrag, Status, Fällig am (praktisch immer „—“) und Erstellt. „Mehr laden“ holt weitere Zeilen; ohne Treffer meldet ein Filter „Keine Belege für die gewählten Filter.“
03
Anlegen
Ein Lieferschein entsteht auf zwei Wegen. Der empfehlenswerte führt über eine Auftragsbestätigung: Der Knopf „Lieferschein“ in deren Kopfzeile erzeugt einen Entwurf mit Nummer, an den Firma, Kontakt, Deal, Projekt, Angebot, Währung und Steuersatz unverändert übergehen.
Geht nicht die volle offene Menge mit, gilt der Beleg als Teillieferung, der Rest bleibt für einen weiteren Lieferschein offen — die Spalte „Verfügbar“ zeigt, was übrig ist. Alternativ legen Sie frei über den +-Knopf an, mit nur Firma (Pflicht) und optionalem Ansprechpartner.
Aus einer Auftragsbestätigung entstanden, trägt der Lieferschein schon im Entwurf seine Nummer. Frei angelegt bleibt er nummernlos bis zum Verlassen des Entwurfs, frühestens ab der ersten Position — so bleibt die fortlaufende Nummerierung nach § 11 UStG lückenlos. Muster: LS-JAHR-0001, jährlicher Neustart, einstellbar unter Einstellungen › Nummerierungen.
04
Die Detailansicht
Die Kopfzeile trägt Titel, Status als Plakette und einen Zurück-Link. Das Symbol Rechnung öffnet den Folgebeleg-Dialog — siehe Finanzen › Rechnungen. Welche weiteren Aktionen erscheinen, hängt von Status und Rechten ab:
Die Aktionen in der Kopfzeile sind Symbol-Schaltflächen ohne Beschriftung — der Name erscheint, sobald Sie mit der Maus darauf zeigen.
| Symbol | Sichtbar wann | Wirkung |
|---|---|---|
| Rechnung | Recht Anlegen | Öffnet den Folgebeleg-Dialog |
| PDF Vorschau | Recht Lesen | Öffnet den Beleg als PDF in einem neuen Tab (Augen-Symbol) |
| PDF Download | Recht Lesen | Speichert den Beleg unter seiner Belegnummer (Pfeil-Symbol) |
| Versenden | Recht Senden | Öffnet den Versand-Dialog (Briefumschlag-Symbol) |
| Bearbeiten | Recht Bearbeiten, nur im Entwurf | Öffnet den Bearbeiten-Dialog (Stift-Symbol) |
| Versand bestätigen | Recht Genehmigen, im Entwurf oder Versendet | Status → Unterwegs |
| Zustellung bestätigen | Recht Genehmigen, nur Unterwegs | Status → Geliefert |
| Archivieren | Recht Bearbeiten, nur Geliefert | Status → Archiviert |
| Löschen | Recht Löschen, nur im Entwurf | Öffnet den Löschdialog (Papierkorb-Symbol) |
Der Bearbeiten-Dialog lässt alle Felder optional, darunter Leistungszeitraum von und bis. Im Hauptbereich: Positionen, Belegkette, Versandhistorie, dazu rechts die Übersicht mit Firma, Kontakt, Projekt und Beträgen.
PDF Vorschau und PDF Download in der Kopfzeile öffnen bzw. speichern den Beleg direkt — das ist der Weg zum Ausdruck mit der Unterschriftszeile. „Dokument versenden“ schickt dasselbe PDF als Anhang an vorbelegte, aber pflichtige Empfänger, sofern eine aktive E-Mail-Verbindung besteht — auch bei einem archivierten Beleg. Löschen ist nur im Entwurf möglich.
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Besonderheiten
„Geliefert“ ist aus dem Entwurf nicht in einem Schritt erreichbar: Erst bestätigen Sie den Versand (Status „Unterwegs“), dann die Zustellung.
Das Lieferschein-PDF hat bewusst keinen Summenblock — eine Bruttosumme darauf lüde zu Missverständnissen ein. Stattdessen stehen darauf Empfänger, Lieferadresse, eine Unterschriftszeile „Datum / Unterschrift“ und ein Bezug auf die Quell-Auftragsbestätigung.
Die Kachel Überfällig zählt einen Status, den nur Rechnungen kennen — hier steht sie strukturell immer auf 0. Der Statusfilter zeigt zudem alle 15 Statuswerte aller Belegtypen, auch solche, die hier nie vorkommen.
Solange der Beleg Entwurf ist, lässt sich jede Zeile über das Stift-Symbol ändern — Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Summen des Belegs rechnen sich dabei sofort neu. Neue Zeilen starten mit 20 % USt und Einheit „Stk.“. Verlässt der Lieferschein den Entwurf, sind Kopfdaten, Positionen und Löschen gesperrt.
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Wer was darf
Lieferscheine liegen im selben Berechtigungsbereich Finanzen wie Auftragsbestätigungen und Gutschriften — siehe Einstellungen › Rollen.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste und Detailansicht öffnen. |
| Anlegen | Neue Lieferscheine erfassen — als Folgebeleg einer Auftragsbestätigung oder frei. |
| Bearbeiten | Kopfdaten und Positionen eines Entwurfs ändern. |
| Genehmigen | Versand und Zustellung bestätigen, archivieren. |
| Senden | Per E-Mail verschicken. |
| Löschen | Einen Entwurf endgültig entfernen. Dieses Recht hält nur der Eigentümer — auch Administratoren nicht, da ein Beleg zu einer lückenlosen Kette nach § 11 UStG gehört. |