01
Wozu diese Ansicht da ist
Hier entstehen die Belege, mit denen Sie Geld einfordern. Sie finden sie unter Finanzen › Rechnungen.
Eine Rechnung durchläuft zwei Leben. Als Entwurf ist sie frei änderbar und trägt noch keine Nummer. Mit dem Ausstellen bekommt sie ihre fortlaufende Nummer, wird festgeschrieben und ist von da an ein steuerlicher Beleg. Zahlungen, Mahnungen und Storno geschehen alle am festgeschriebenen Dokument.
02
Die Liste
Über der Tabelle stehen drei Kacheln: Belege (Anzahl), Gesamtvolumen (Summe aller Beträge) und Überfällig. Die dritte färbt sich rot, sobald etwas überfällig ist, und nennt darunter den überfälligen Betrag.
Alle drei Kacheln sind anklickbar: Belege und Gesamtvolumen setzen den Statusfilter auf „Alle Status“, Überfällig auf den gleichnamigen Wert. Ein zweiter Klick auf die aktive Kachel hebt den Filter wieder auf.
Die Tabelle zeigt sechs Spalten: Beleg (die Rechnungsnummer, bei Entwürfen „Entwurf“), Bezug (Firma, darunter Projekt oder Angebot), Betrag, Status, Fällig am — bei überfälligen Rechnungen rot — und Erstellt. Sortiert wird fest nach Erstelldatum, neueste zuerst; eine Spaltensortierung gibt es nicht.
Durchsucht Belegnummer, Firmenname, Projektname und Angebotsnummer gleichzeitig.
Steht auf „Alle Status“. Die Auswahl listet alle Statuswerte aller Belegarten — siehe Abschnitt 05.
Am Ende langer Listen steht Mehr laden; darunter zeigt eine Zeile, wie viele Belege gerade angezeigt werden. Mit gesetzten Filtern und ohne Treffer meldet die Liste „Keine Belege für die gewählten Filter.“
03
Anlegen
Der Dialog fragt nur nach dem Empfänger und wahlweise einem Fälligkeitsdatum. Die Positionen erfassen Sie danach auf der Detailseite — der Knopf heißt deshalb Entwurf erstellen und nicht „Rechnung erstellen“.
Der zweite Weg führt über die Belegkette: Auf einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein steht das Symbol Rechnung. Dann sind die Positionen schon da, und im Dialog kommt ein Fälligkeitsdatum dazu, das dort Pflicht ist.
Ein frisch angelegter Entwurf hat keine Rechnungsnummer — in der Liste steht dort „Entwurf“. Vergeben wird sie erst beim Ausstellen. So entsteht keine Lücke in der fortlaufenden Nummerierung, wenn ein Entwurf verworfen wird.
04
Die Detailansicht
Welche Symbole die Kopfzeile trägt, hängt vom Status ab — es sind Schaltflächen ohne Beschriftung, der Name erscheint erst, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Im Entwurf: Bearbeiten (Stift-Symbol), Löschen (Papierkorb-Symbol) und Rechnung ausstellen. Solange eine Rechnung offen ist — also ausgestellt, teilbezahlt oder überfällig —: Zahlung erfassen, Mahnung erstellen und Stornieren. Diese drei verschwinden wieder, sobald die Rechnung bezahlt, storniert oder ausgebucht ist — an einer abgeschlossenen Rechnung gibt es nichts mehr zu buchen. Versenden (Briefumschlag-Symbol) und Gutschrift stehen dagegen in jedem Status zur Verfügung.
Was aus „Gutschrift“ entsteht und wann daraus eine vollständige Stornierung wird, steht unter Finanzen › Gutschriften. Die Mahnung führt nach Finanzen › Offene Posten — dort wird sie auch ausgestellt und versendet.
| Karte | Was dort steht |
|---|---|
| Positionen | Im Entwurf ein Editor mit den Knöpfen „Produkt“ und „Freitext“; jede Zeile lässt sich dort über das Stift-Symbol ändern. Danach reine Anzeige. Neue Zeilen starten mit 20 % USt. |
| Belegkette | Die verknüpften Belege — Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift, Mahnung — jeweils anklickbar. |
| Zahlungen | Jede erfasste Zahlung mit Datum, Betrag und Referenz. Leer: „Noch keine Zahlungen erfasst.“ |
| Versandhistorie | Wann die Rechnung an wen ging. |
| Verlauf | Die Ereigniskette: ausgestellt, überfällig geworden, gemahnt, bezahlt. |
| Übersicht | Rechts: Typ, Status, Firma, Kontakt, Projekt, Deal, Angebot, Nettobetrag, Steuer, Gesamt und „Fällig am“. |
Ausstellen — der Punkt ohne Rückweg
Rechnung ausstellen prüft dreierlei, bevor es etwas ändert: Die Rechnung muss ein Entwurf sein, sie braucht ein Fälligkeitsdatum, und sie braucht mindestens eine Position. Erst dann vergibt QAIRO die Nummer, setzt den Status auf Ausgestellt und schreibt den Beleg fest. Danach sind Kopfdaten, Positionen und Löschen gesperrt — eine ausgestellte Rechnung wird nur noch storniert oder gutgeschrieben, nie korrigiert.
05
Besonderheiten
Zahlungen bestimmen den Status
Sie setzen den Status einer ausgestellten Rechnung nicht von Hand. QAIRO rechnet ihn nach jeder Zahlung neu aus: Bleibt ein Rest offen, steht die Rechnung auf Teilbezahlt; ist alles beglichen, auf Bezahlt. Der Dialog Zahlung erfassen ist mit dem offenen Restbetrag vorbelegt. Pflicht ist nur der Betrag; dazu kommen Zahlungsdatum, Methode — Überweisung, Karte, Bar, Scheck, Lastschrift oder Sonstiges — und eine Referenz.
Zahlt der Kunde etwas weniger, erscheint zusätzlich das Feld Differenz behandeln. Vier Antworten stehen zur Wahl: die offene Forderung bestehen lassen, Skonto gewähren, Rundungsdifferenz — beide schließen die Rechnung ab — oder uneinbringlich ausbuchen. Mehr als die Gesamtforderung nimmt QAIRO nicht an — offener Rechnungsbetrag zuzüglich bereits ausgestellter Mahnspesen; der Dialog weist auf diesen Zuschlag hin, wenn es welche gibt.
„Überfällig“ setzt ein Hintergrundlauf, nicht die Anzeige
Eine Rechnung wird nicht in dem Moment überfällig, in dem Sie die Seite öffnen. Ein Lauf prüft stündlich alle ausgestellten und teilbezahlten Rechnungen und setzt die, deren Fälligkeit vorbei ist, auf Überfällig. Derselbe Lauf räumt auch wieder auf: Bekommt eine überfällige Rechnung nachträglich ein Fälligkeitsdatum in der Zukunft, fällt sie zurück auf Teilbezahlt, wenn Zahlungen erfasst sind, und sonst auf Ausgestellt. Von Hand lässt sich das nicht auslösen — eine ausgestellte Rechnung ist festgeschrieben; der Fall entsteht bei Datenkorrekturen. Die Liste Finanzen › Offene Posten rechnet dagegen direkt mit dem Datum — dort sehen Sie eine Überschreitung sofort.
Nebenbei: Die Auswahl „Nach Status filtern“ ist für alle Belegarten dieselbe. Werte wie „Unterwegs“ oder „Geliefert“ gehören zu Lieferscheinen und liefern bei Rechnungen immer eine leere Liste.
Das PDF: ansehen, herunterladen, versenden
In der Kopfzeile stehen PDF Vorschau und PDF Download. Die Vorschau öffnet den Beleg in einem neuen Tab, der Download legt ihn unter seiner Rechnungsnummer ab. Beides braucht nur das Leserecht für Finanzen.
Denselben Beleg verschickt Versenden als Anhang per E-Mail — das verlangt zusätzlich das Senderecht und eine eingerichtete E-Mail-Verbindung Ihres Benutzers. Auf dem Beleg stehen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit sowie UID-Nummer und Bankverbindung aus den Firmendaten.
Ein Leistungsdatum als einzelner Tag erscheint dort nicht — ausgegeben wird nur der Leistungszeitraum, und nur, wenn Sie beim Bearbeiten „von“ und „bis“ eingetragen haben.
06
Wer was darf
Rechnungen liegen im Berechtigungsbereich Finanzen — dort finden Sie die Rechte unter Einstellungen › Rollen.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste und Detailansicht öffnen. |
| Anlegen | Entwürfe anlegen, Zahlungen erfassen, Mahnungen und Gutschriften erstellen. |
| Bearbeiten | Kopfdaten und Positionen eines Entwurfs ändern. |
| Genehmigen | Ausstellen und stornieren. |
| Senden | Die Rechnung per E-Mail verschicken. |
| Löschen | Einen Entwurf endgültig entfernen. Dieses Recht hält nur der Eigentümer — auch Administratoren nicht. |
Aus einer lückenlosen Rechnungsnummernfolge einen Beleg zu entfernen, ist ein Eingriff in den Prüfpfad nach § 11 UStG. Deshalb bleibt dieses Recht dem Eigentümer vorbehalten — und greift ohnehin nur bei Entwürfen. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich überhaupt nicht löschen, sondern nur stornieren.