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Wozu diese Ansicht da ist
Ein Angebot ist Ihr schriftlicher Vorschlag an einen Kunden: welche Leistungen, zu welchem Preis, bis wann gültig. Sie finden die Übersicht unter Vertrieb › Angebote.
Es ist der erste Beleg der Kette. Nimmt der Kunde an, entstehen daraus Auftragsbestätigung und Rechnung — und zwar ohne dass Sie Positionen, Anschrift oder UID-Nummer ein zweites Mal eintippen. Deshalb lohnt sich hier Sorgfalt mehr als an jeder anderen Stelle im Vertrieb.
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Die Liste
Die Kennzahlen sind nach Status geschnitten: Gesamt (mit dem Volumen in Euro), Entwürfe, Versendet, Angenommen (ebenfalls mit Betrag), Abgelehnt und Abgelaufen. Wer wissen will, wie viel gerade beim Kunden liegt, liest „Versendet“.
Alle sechs Kennzahlen sind Filter: Ein Klick schränkt die Liste auf den jeweiligen Status ein, setzt den Statusfilter unten auf denselben Wert und wechselt automatisch vom Board in die Listenansicht. Ein zweiter Klick auf die aktive Kachel zeigt wieder alle Angebote.
Sucht in Angebotsnummer, Firma und Kontakt.
Steht auf „Alle Status“ und schränkt auf einen davon ein.
Weitere Einschränkungen, etwa nach Zeitraum.
Dieselben Angebote als Tabelle oder als Board mit einer Spalte je Status.
Ein neues Angebot legen Sie über das + neben dem Seitentitel an — oder aus einem Deal heraus, siehe unten.
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Anlegen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Empfängertyp | Geschäftskunde oder Privatkunde. Bei einem Geschäftskunden geht das Angebot an eine Firma, und die Firma wird zum Pflichtfeld. |
| Firma | Pflicht beim Geschäftskunden. Anschrift und UID-Nummer stammen von dort. |
| Angebotsnummer | Kommt aus dem Nummernkreis und ist vorbelegt. Die angezeigte Nummer ist vorläufig — die endgültige wird beim Speichern vergeben. |
| Titel/Betreff | Worum es geht — etwa „Softwareentwicklung Q3 2026“. |
| Gültig bis | Nach diesem Datum wechselt das Angebot in den Status Abgelaufen. |
Er heißt „Entwurf erstellen“, und das ist wörtlich gemeint: Er legt die Hülle an. Positionen, Rabatte und Texte pflegen Sie danach in der Detailansicht — dort haben Sie den Produktkatalog und die laufende Summe vor Augen.
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Die Detailansicht
Fünf Reiter gliedern das Angebot: Positionen, Kontext, Freigaben, Versand und Aktivitäten — die letzten drei mit ihrer Anzahl in der Beschriftung. Was im Reiter „Aktivitäten“ steht und warum dort ein Warnsignal erscheint, sobald ein Angebot abgelehnt wird, beschreibt die Seite Aktivitäten.
Das Herzstück: Zeilen aus dem Produktkatalog oder frei erfasst, mit Menge, Preis und Steuersatz. Darunter die Summe.
Die Karte Angebotsdetails mit Nummer, Status, Betrag, Gültigkeit, Erstelldatum und Währung — daneben Firma und Kontakt.
Der Freigabeverlauf: wer was wann entschieden hat.
Jeder Versand dieses Angebots, mit Zeitpunkt und Empfänger.
Oben führt eine Fortschrittskarte durch den Beleg und nennt zu jedem Stand den nächsten Schritt: im Entwurf „Positionen ergänzen und Angebot versenden“, nach dem Versand „Nach Annahme werden Deal, Projekt und Auftragsbestätigung automatisch angelegt“, nach der Annahme „Nächster Schritt: Rechnung aus der Auftragsbestätigung erstellen“.
An Aktionen stehen bereit — als Symbol-Schaltflächen ohne Beschriftung, der Name erscheint erst, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen: PDF Vorschau und PDF Download, Versenden (Briefumschlag-Symbol), sowie — je nach Stand — Projekt erstellen und Auftragsbestätigung erstellen.
Die Seite warnt in diesem Fall ausdrücklich: „Firmendaten fehlen — PDF-Absender bleibt leer.“ Ergänzen Sie sie unter Einstellungen › Firmendaten, bevor Sie das erste Angebot versenden — sonst geht ein Beleg ohne Ihren Kopf hinaus.
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Besonderheiten
Angebote sind das einzige Modul im Vertrieb mit einem fünften Recht: Freigeben. Wer es hält, nimmt ein Angebot direkt an oder lehnt es ab. Wer es nicht hält, löst mit demselben Klick eine Freigabeanfrage aus — die Meldung lautet dann „Freigabe angefragt. Ein Manager wird benachrichtigt.“ Die Entscheidung fällt jemand mit dem Recht; eine Ablehnung verlangt eine Begründung. Der Verlauf steht danach im Reiter „Freigaben“ und im bereichsübergreifenden Hub unter Administration › Freigaben.
Was die Annahme auslöst. Sie ist der Punkt, an dem QAIRO selbst weiterarbeitet: Deal, Projekt und Auftragsbestätigung entstehen automatisch. Aus der Auftragsbestätigung wird anschließend die Rechnung (Finanzen › Rechnungen).
Ein bereits versendetes Angebot ändern Sie nicht, Sie versionieren es: Die neue Fassung ist wieder ein Entwurf und bearbeitbar, die alte bekommt den Status Ersetzt und bleibt als Beleg erhalten. Beide verweisen aufeinander. Ein Entwurf braucht das nicht, und ein abgelehntes Angebot lässt sich nicht versionieren — dafür legen Sie ein neues an.
Angebote entstehen an zwei Stellen: hier direkt oder aus einem Deal heraus (Vertrieb › Deals). Der zweite Weg ist der bequemere — Firma und Kontakt sind dann bereits gesetzt.
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Wer was darf
Angebote liegen im Berechtigungsbereich Vertrieb — als einziges Modul dort mit fünf statt vier Rechten:
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste, Board und Detailansicht öffnen, PDF ansehen. |
| Anlegen | Neue Angebotsentwürfe erstellen. |
| Bearbeiten | Positionen und Texte pflegen, versenden, versionieren. |
| Löschen | Angebote entfernen. |
| Freigeben | Ein Angebot annehmen oder ablehnen — und über die Anfragen anderer entscheiden. |
Welche Rolle welches Recht hält, sehen Sie unter Einstellungen › Rollen. Das Freigaberecht getrennt zu vergeben ist der übliche Fall: Erfassen darf das Team, zusagen die Leitung.