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Wozu diese Ansicht da ist
Eine Firma ist ein Unternehmen, mit dem Sie geschäftlich zu tun haben — Kunde, Lieferant oder Interessent. Das Verzeichnis finden Sie unter Vertrieb › Firmen.
Sie ist der Anker des Vertriebs: Kontakte gehören zu ihr, Deals verweisen auf sie, Angebote und Rechnungen übernehmen ihre Anschrift und ihre UID-Nummer. Wer die Firma sauber anlegt, tippt diese Daten auf keinem Beleg mehr ein.
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Die Liste
Über der Tabelle stehen vier Kennzahlen — Firmen gesamt, Aktiv, Leads und Inaktiv. Sie zeigen ohne Filtern, wie viel hier in Bewegung ist.
Die vier Kennzahlen sind zugleich Filter: Ein Klick auf eine Kachel schränkt die Tabelle darunter auf genau diesen Status ein, und der Statusfilter zeigt danach denselben Wert. Ein zweiter Klick auf die aktive Kachel — erkennbar am Rahmen — hebt den Filter wieder auf. Die Auswahl steht als Parameter in der Adresse, lässt sich also als Link teilen und mit dem Zurück-Knopf des Browsers rückgängig machen.
Die Tabelle zeigt vier Spalten: Firma, Branche, Telefon und Status. Ein „–“ heißt, dass die Angabe fehlt.
Sucht im Firmennamen.
Steht auf „Alle Status“ und schränkt auf Lead, Aktiv, Inaktiv oder Archiviert ein.
Ein Klick auf die Zeile öffnet die Firma. Der Status ist dabei kein Beiwerk: Lead steht für „noch kein Geschäft“, Archiviert für „nicht mehr aktiv, aber aufgehoben“.
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Anlegen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firmenname | Pflichtfeld. So erscheint die Firma auf Belegen. |
| UID‑Nummer |
Pflichtfeld — außer Sie haken „Keine UID vorhanden“ an.
Format ATU12345678.
|
| Firmennummer | Kommt aus dem Nummernkreis und ist vorbelegt. Die angezeigte Nummer ist vorläufig — die endgültige wird beim Speichern vergeben. |
| Anschrift | Straße, PLZ (vierstellig), Ort, Land. |
| Status | Lead · Aktiv · Inaktiv · Archiviert |
| Strategische Relevanz | A, B oder C — Ihre eigene Gewichtung des Kunden. |
Eine Rechnung muss nach § 11 UStG die UID-Nummer des Empfängers tragen. QAIRO verlangt sie deshalb schon beim Anlegen — das ist der Zeitpunkt, an dem sie noch leicht zu beschaffen ist. Für Privatkunden und Kleinunternehmer setzen Sie den Haken „Keine UID vorhanden“; das Feld entfällt dann.
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Die Detailansicht
Die Kopfzeile trägt den Firmennamen, den Status als Plakette und drei Aktionen als Symbol-Schaltflächen ohne Beschriftung — der Name erscheint, sobald Sie mit der Maus darauf zeigen: E-Mail schreiben (Briefumschlag-Symbol), Bearbeiten (Stift-Symbol) und Löschen (Papierkorb-Symbol). Darunter zeigen drei Kennzahlen, wie viele Kontakte, Deals und Angebote an dieser Firma hängen.
Übersicht zeigt die Stammdaten — Branche, Telefon, Website und das Erstellungsdatum. Die übrigen sieben Reiter sind Sammelstellen und tragen die Anzahl gleich in der Beschriftung: Kontakte, Deals, Angebote, Projekte, Finanzen, Dokumente und Aktivitäten.
Dort ist nichts zu pflegen: Ein Angebot, das Sie unter Vertrieb › Angebote für diese Firma schreiben, steht danach von selbst im Reiter „Angebote“.
Eine Ausnahme ist Aktivitäten: Dort halten Sie Gespräche, Zusagen und offene Punkte selbst fest, und QAIRO meldet dort auch Warnsignale. Auf der Firma zählen die offenen Punkte und Warnsignale ihrer Deals, Angebote und Projekte mit. Wie das funktioniert, steht auf einer eigenen Seite: Aktivitäten.
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Besonderheiten
Für Firmen gibt es keinen Papierkorb — anders als bei Projekten und Aufgaben. Eine gelöschte Firma ist weg, und mit ihr die Zuordnung der Belege, die auf sie verwiesen haben. Wollen Sie eine Firma nur aus dem Alltag nehmen, setzen Sie den Status auf Archiviert: Sie verschwindet damit aus der gefilterten Ansicht, bleibt aber vollständig erhalten.
Ein Kontakt braucht keine Firma, und eine Firma braucht keine Kontakte — beides ist zulässig und kommt im Alltag vor.
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Wer was darf
Firmen liegen im Berechtigungsbereich Vertrieb. Vier Rechte steuern, was ein Mitglied hier tun kann:
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Liste und Detailansicht öffnen. |
| Anlegen | Neue Firmen erfassen. |
| Bearbeiten | Stammdaten und Status ändern. |
| Löschen | Firmen endgültig entfernen. |
Welche Rolle welches Recht hält, sehen Sie unter Einstellungen › Rollen. Dort legen Sie auch eigene Rollen an — etwa eine, die Firmen lesen und bearbeiten darf, aber nicht löschen.